Orgien y conceptos centrales del modelo de sistemas




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ORGIEN Y CONCEPTOS CENTRALES DEL MODELO DE SISTEMAS



La propuesta de Ludwig von Bertalanffy
La comprensión sistémica de las organizaciones se produce en forma paralela con el desarrollo de la teoría general de sistemas, creada para interpretar las estructuras biológicas. Este modelo teórico surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. Su pretensión no es buscar la solución de problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas.
La teoría general de los sistemas se fundamenta en tres premisas básicas, a saber:


  1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de los órganos, los órganos dentro de los organismos, los organismos dentro de colonias, las colonias dentro de culturas nutrientes, las culturas dentro de conjuntos mayores de culturas, y así sucesivamente.




  1. Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.




  1. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.



CONCEPTO DE SISTEMA
En general, podemos señalar que un sistema es un grupo de partes y objetos que interactúa , y que forman un todo o que se encuentran bajo la influencia de fuerzas en alguna relación definida.
El ser humano, por ejemplo, es un sistema con muchas partes diferentes que contribuyen de distinta forma a mantener su vida, su reproducción y su acción.
Un buen ejemplo de sistema lo constituye un grupo de trabajo, digamos un departamento de Investigación de Operaciones en una empresa. Para los propietarios de esa empresa (accionistas, el gobierno o los trabajadores) este grupo es una unidad administrativa compuesta por un número determinado de personas, que se pueden dividir en jefes y subordinados, y cuyo número (en general) varía lentamente. El cuadro es radicalmente más complejo e interesante para quien está lo suficientemente cerca de este departamento como para observar las acciones dinámicas y los cambios que tienen lugar, hora tras hora, dentro de este grupo humano. Situaciones que parecen "normales" pueden ser relativamente superficiales cuando, por ejemplo, un superior pide algo a un subordinado (o viceversa). Esta acción supone cierta influencia de un personaje sobre el otro. Sin embargo, rara vez esta influencia es unidireccional, porque las reacciones del subordinado a su vez, actúan o reaccionan en el superior y, en general, en todo el sistema.
Subsistema
En general, podemos señalar que cada una de las partes que encierra un sistema puede ser considerada como subsistema, es decir, un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentra estructuralmente y funcionalmente, dentro de un sistema mayor, y que posee sus propias características. Así los subsistemas son sistemas más pequeños dentro de sistemas mayores.
Sin embargo, el asunto no termina aquí, pues el departamento de Investigación de Operaciones de nuestro ejemplo anterior, es un sistema de un sistema mayor (la empresa, el continente, la comunidad, el universo). Es decir, ellos son a su vez, subsistemas de un sistema mayor o supersistema.
Los conceptos de subsistema, sistema y supersistema llevan implícita la idea de recursividad, por cuanto los subsistemas y los supersistemas son, además, sistemas. En este sentido, las propiedades generales de los tres elementos son semejantes y fácilmente se pueden encontrar o derivar analogías y homologías. Por ejemplo, los subsistemas de una empresa pueden ser sus diferentes áreas funcionales y el supersistema puede ser la comunidad o la región en la cual desarrolla sus actividades, su entorno. Lo mismo sucede con el hombre como sistema, con sus órganos como subsistemas (o las células) y el grupo como supersistema.
De esto se deduce que tanto los subsistemas como los supersistemas requieren cumplir ciertas características sistémicas. Hasta donde alcanza nuestro conocimiento, este punto es bastante discutido y no parecen existir principios generales que determinen cuándo una parte es subsistema o simplemente un componente de un sistema.
Un criterio que se puede aplicar a este problema es el de los subsistemas funcionales de Katz y Kahn (Katz y Kahn, 1997). Estos autores han desarrollado un modelo funcional de los sistemas dinámicos abiertos (vivos). En efecto, ellos distinguen cinco funciones que debe cumplir todo sistema viable. Ellas son:


  1. Las funciones (o subsistemas) de producción, cuya función es la transformación de las corrientes de entrada del sistema en el bien y/o servicio que caracteriza al sistema y su objetivo es la eficiencia técnica. Tal es el caso de una fábrica, taller o planta;




  1. Las funciones de apoyo, que buscan proveer, desde el medio al subsistema de producción, con aquellos elementos necesarios para esa transformación; luego son encargadas de la exportación del bien y/o servicio en el medio con el fin de recuperar o regenerar las corrientes de entrada, y, finalmente, son las encargadas de lograr que el medio "acepte" o "legalice" la existencia misma del sistema. En concreto, su objetivo es la manipulación del medio. Tal es el caso del Gerencia o Departamento de Adquisiciones, Gerencia de Ventas y Relaciones Públicas;




  1. Las funciones o subsistemas de mantención, encargadas de lograr que las partes del sistema permanezcan dentro del sistema. Tal es el caso de la Gerencia de Recursos Humanos;




  1. Los subsistemas de adaptación, que buscan llevar a cabo los cambios necesarios para sobrevivir en un medio en cambio. Tal es el caso de Estudios de Mercado, Capacitación, Investigación y Desarrollo, etc. y, finalmente;




  1. El sistema de dirección encargado de coordinar las actividades de cada uno de los restantes subsistemas y tomar decisiones en los momentos en que aparece necesaria una elección. Es el caso de la Gerencia General y demás gerencias de área. Esto queda representado en la figura 2.3.3:


Figura 2.3.3 : Subsistemas funcionales de Katz y Kahn


Niveles de organización
Se puede pensar, sobre la base de la idea de recursividad (subsistema-sistema-supersistema) en una cadena que vaya de lo más pequeño hasta lo más grande.
Observaremos fácilmente que, a medida que avanzamos de un subsistema a un sistema y a un supersistema (el que a su vez es un subsistema de otro sistema), vamos pasando de estados de organización relativamente simples a estados de organización más avanzados y complejos.
En la figura 2.3.4. , se muestra un esquema explicativo de estos planteamientos:
Figura 2.3.4 : Suprasistemas – sistemas - subsistemas
Las fronteras del sistema
La definición del sistema (o el establecimiento de sus fronteras) puede no ser un problema simple de resolver. Es posible hacer varios intentos de definición hasta que por fin encontremos una que encierre nuestra unidad de análisis y sus principales interrelaciones con el medio (o incluyendo aquellas fuerzas de su medio que pueden modificar, y de hecho modifican la conducta de esa unidad de análisis).
La dificultad de fijar las fronteras de los sistemas se debe a las siguientes características de éstos:


  1. Es bastante difícil (si no imposible) aislar los aspectos estrictamente mecánicos de un sistema.




  1. El intercambio o la relación entre sistemas no se limita exclusivamente a una familia de sistemas. Existe un contacto permanente con el mundo exterior.




  1. Finalmente existe un continuo intercambio de interrelaciones tiempo – secuencia. Pensamos que cada efecto tiene su causa, de modo que las presiones del medio sobre el sistema modifican su conducta y, a la vez, este cambio de conducta modifica al medio y su comportamiento.


A continuación, en la figura 2.3.5 se representa un esquema de las fronteras de una organización y en la figura 2.3.6 se muestran algunos factores que constituyen el medio organizacional:
Figura 2.3.5 : Fronteras de una Organización
Figura 2.3.6 : Factores del medio o frontera de la organización



Sistemas abiertos y sistemas cerrados
La mayoría de los autores y estudiosos de la Teoría General de Sistemas aceptan las características enunciadas por von Bertalanffy que señalan que un sistema cerrado es aquel que no intercambio energía con su medio (ya sea de importación o exportación) y el sistema abierto es el que transa con su medio.
Finalmente V. L. Parsegian, define un sistema abierto como aquel en que:


  1. Existe un intercambio de energía y de información entre el subsistema (sistema) y su medio o entorno.




  1. El intercambio es de tal naturaleza que logra mantener alguna forma de equilibrio continuo (o estado permanente) y,




  1. Las relaciones con el entorno son tales que admiten cambios y adaptaciones, tales como el crecimiento en el caso de los organismos biológicos.


Otro ejemplo típico de sistema abierto es el hombre, ya que para mantener sus funciones y su crecimiento, su adaptabilidad debe ser energizada por corrientes del medio (oxígeno, alimento, bebida, etc.), que son externas al sistema mismo.
Así, un sistema abierto lo definiremos como aquel sistema que interactúa con su medio, importando energía, transformando de alguna forma esa energía y finalmente exportando la energía convertida. Un sistema será cerrado cuando no es capaz de llevar a cabo esta actividad por su cuenta.
De acuerdo con estas definiciones, los sistemas abiertos serían, en general, todos los sistemas vivos (plantas, insectos, células, animales, hombres, grupos sociales, etc.) mientras que los sistemas cerrados estarían representados por todos los sistemas físicos (máquinas, minerales, y en general, objetos que no contienen materias vivas).

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