Programa integral para la prevencion y el control




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1. Asigne el siguiente puntaje a cada una de las opciones de respuesta:

A = 4.0 B = 2.0 C = 0.4

2. Coloque frente a cada pregunta el puntaje según la respuesta seleccionada

3. Sume el puntaje de las preguntas

4. Compare el valor del total con los rangos establecidos al final


Calificación total



TOTAL ITEMS CON RESPUESTA A = 9_ X 4.0 = 36.0

TOTAL ITEMS CON RESPUESTA B = 7 X 2.0 = 14.0

TOTAL ITEMS CON RESPUESTA C = 9 X 0.4 = 3.6
TOTAL A+B+C = 53.6

Tabla 11. Comparación del nivel de vulnerabilidad


PUNTAJE

ACCION A SEGUIR



0 – 50

La edificación presenta una alta vulnerabilidad funcional, se deben revisar todos los aspectos que puedan estar representando riesgo para las personas que permanecen en el edificio en un momento de emergencia. Gestionar un cambio en los aspectos marcados con C y B respectivamente.


51 – 70

La edificación presenta una Vulnerabilidad Media –A lta y un plan para emergencia incompleto, que solo podría ser activado parcialmente en caso de emergencia

70 – 90

La edificación presenta una baja vulnerabilidad y un plan para emergencia apenas funcional que debe optimizarse.

91 – 100

La vulnerabilidad es mínima y el plan presenta un estado óptimo de aplicación.




      1. ESTRATEGIAS PARA EL CONTROL Y DISMINUCION DE LA VULNERABILIDAD


  1. Una vez evaluados los 25 factores del presente cuestionario, extracte aquellos que hayan sido valorados con C y B. Estos marcaran la prioridad en el trabajo de disminución de la vulnerabilidad funcional.




  1. Cada uno de estos factores debe ser objeto de un mayor análisis para determinar qué acciones específicas se deberían implementar en su control. Deberan ser manejadas las situaciones para que modifiquen las condiciones de vulnerabilidad, revisar con urgencia la instalación de la alarma, la señalización, la implementación y divulgación del plan de emergencia, entre otros.


3. Una vez definidas las acciones específicas cada una de las propuestas debe puntualizarse en relación con su viabilidad, costos y ejecución y conformar así una agenda de actividades por desarrollar que garantice la seguridad del grupo humano.


3

. ORGANIZACIÓN PARA EMERGENCIAS


La Organización para Emergencias, a nivel empresarial se constituye en uno de los frentes de acción de mayor importancia, dada la responsabilidad que sobre este tema recaen. Se establece como esquema organizativo para la empresa DISTRIBUIDORA RAYCO S.A., un sistema de organización para emergencias que abarque todos los niveles, y que asegure la efectividad del plan de emergencia que haya sido dispuesto. En dicho esquema de organización deben comprometerse todos los empleados, iniciando con la parte de mayor jerarquía e incluyendo hasta los niveles inferiores.

La Organización para Emergencias, plantea la división en dos componentes:

  • Administración del Plan de Emergencias.

  • Operación de Emergencias.


Tabla 12. Administración del plan para emergencias

Esta fase implica el diseño, aprobación, actualización y auditoria del plan.

NIVELES

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

RESPONSABLE


NIVEL I

Definición de políticas, alcances, contenidos y presupuestos del Plan de Emergencia de la compañía

Máximo nivel jerárquico de la empresa

GERENCIA



NIVEL II

Auditoria del plan, Coordinar acciones entre las diferentes dependencias y el Plan, administración de los recursos asignados.


Comité administrador del Plan

GRUPO ASESOR DE LA DIRECCIÓN


NIVEL III

Diseño, implementación y actualización del Comité de emergencias Plan de Emergencia

Comité administrador del Plan

GRUPO ASESOR DE LA DIRECCIÓN


NIVEL IV

Operación del plan y máximo nivel de Jefe de emergencias decisión estratégica en caso de emergencia.

Director de la Emergencia

Tabla 13. Operación de emergencias

Esta fase implica, como tal, la puesta en marcha del componente operativo del Plan de Emergencia en busca de una respuesta inmediata y eficaz.


NIVELES

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

RESPONSABLE


NIVEL ESTRATEGICO

Máxima responsabilidad y autoridad operativa.

Su papel básico es tomar decisiones



Director de la Emergencia


NIVEL TACTICO

Definir acciones y coordinar recursos.

Define cómo hacerlo


Sub- Director de la Emergencia


NIVEL DE TAREA


Definir y supervisar procedimientos



Brigada de emergencia


3.1. CONFORMACION DE LA BRIGADA DE EMERGENCIA

Es el grupo de trabajadores organizados, entrenados y equipados para identificar las condiciones de riesgo que puedan generar emergencias y desarrollar acciones de prevención de las mismas, preparación para actuar adecuadamente, mitigación de los efectos y atención de las emergencias en su etapa inicial.

3.1.1 LEGISLACIÓN


(Ver anexo O)

      1. TIPOS DE BRIGADAS


(Ver anexo P)



    1. ESTRUCTURA DEL PLAN DE EMERGENCIA


En situaciones de emergencia, se deben establecer funciones especiales que permitan actuar de manera eficiente y oportuna. La organización para emergencias sustituye durante el evento al esquema de funcionamiento normal de cualquier entidad.
El siguiente es el modelo de organización para emergencias, adoptado por DISTRIBUIDORA RAYCO S.A., el cual iniciara a operar de acuerdo con el nivel de complejidad de la emergencia y las posibilidades de respuesta.


GRUPO ASESOR

DIRECCION

PREVENCION

DE SINIESTROS

GRUPO DE PRIMEROS AUXILIOS

CONTROL PROCESOS

SALVAMIENTO DE BIENES

GRUPO DE APOYO LOGISTICO



F
DIRECTOR DE

EMERGENCIA
igura 1. Estructura Plan de Emergencia





GRUPO DE AYUDA EXTERNA

EVALUACION DE INSTALACIONES


3.3. DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES


Grupo Asesor de la Dirección: Es un equipo responsable de organizar y asesorar las actividades relacionadas con la emergencia desde el punto de vista administrativo. Esta conformado por personal directivo que conoce el funcionamiento de la empresa, que poseen jerarquía y capacidad para tomar decisiones en momentos de crisis.
Las personas que conforman este grupo son:


  • Dr. Julian Nieto Puyana Gerente General.

  • Dr. Rfael Eduardo Ardila Subgerente

  • Ing. Jaime Humberto Solano Gerente Administrativo y Financiero

  • Dr. Ciro Luis Lara Gerente Comercial

  • Dr. Gerardo Fajardo Gerente Logístico y de Compras

Director de Emergencia o Coordinador del Plan: Es el responsable del manejo operativo de la emergencia, la planeación, preparación y ejecución de actividades tendientes a desarrollar una acción de respuesta, determina la necesidad de ayuda externa, solicita recursos internos a través del Grupo Asesor de la Dirección.
La Directora de Emergencias dispuesta es la Señora Claudia Patricia Bermúdez, quien se desempeña como Jefe de Crédito y cartera.


Responsabilidades

  • Garantizar el cumplimiento del plan para emergencia, asegurando los medios administrativos, técnicos y logísticos necesarios para su implementación, mantenimiento y puesta en marcha.

  • En una emergencia, es el responsable por la toma de decisiones como evacuación parcial o total de la obra.

  • Dar soporte y solidez a la estructura organizacional del plan de emergencia y asume el liderazgo del mismo.

  • Avala las directrices, procedimientos, programas y actividades propias del plan para emergencia en las fases de planeación, entrenamiento y situaciones de emergencia.

  • Ejercer el control y seguimiento sobre el desarrollo y continuidad del plan de emergencia y vela por su divulgación y mantenimiento.

  • Controlar la realización de simulacros periódicos en los que participen todos los niveles de la organización.

  • Aprueba los programas de capacitación para los grupos operativos de emergencia y la adquisición y mantenimiento de los equipos básicos que se utilizaran en el control de las posibles emergencias.

  • Garantiza la capacitación de cada una de las personas que conforman la estructura organizacional, para lograr una coordinación adecuada y cohesión de grupo.

  • Coordina la información que será suministrada a los medios de comunicación pública (prensa, radio y TV), en el evento de una emergencia, para garantizar la difusión veraz sobre los hechos y neutraliza especulaciones periodísticas que puedan afectar la imagen y funcionamiento de la empresa o que obstaculicen las operaciones de control de la emergencia.

  • En situaciones de no emergencia, planea, promueve y coordina programas de capacitación, entrenamiento y dotación de la brigada de acuerdo con las necesidades de la misma.

  • Vela porque los sistemas contra incendio siempre estén disponibles y en perfecto estado.


Jefe de Brigada de Emergencias: como subjefe de Emergencias se dispone a la Señorita Lizeth Liñan, quien se desempeña como Auxiliar de Contabilidad.


  • Reporta sus actividades al Director de la Emergencia.

  • De acuerdo con la magnitud de la emergencia, recibe la comunicación y activa el plan para emergencia.

  • Indaga con el líder del área respectiva sobre el tipo y características de la emergencia.

  • Establece comunicación permanente con todos los líderes de área o con sus suplentes, suministrándoles el apoyo necesario para el control de la emergencia.

  • Acuerda con el Director de la Emergencia, las decisiones y acciones extraordinarias, no contempladas para el control efectivo de la emergencia.

  • Es el responsable de mantener el número de brigadistas de acuerdo con las necesidades de cubrimiento de la empresa y además debe garantizar que estos abarquen todos los turnos de trabajo.


Brigadistas: La brigada actúa en las tres etapas básicas dentro del ciclo del desastre, las cuales son:

Antes

Es el periodo de tiempo transcurrido con anterioridad a la ocurrencia del desastre. En esta etapa se deben fortalecer todas las acciones tendientes a evitar que se presente la emergencia y a optimizar la respuesta frente a ella, a través de reuniones periódicas orientadas a acciones como: (Anexo F. Modelo Acta de Reunión de la Brigada)

PREVENCIÓN: Intervención técnica y directa al causante de la emergencia.

PREPARACIÓN: Mejoramiento de la respuesta frente a la emergencia, entrenamiento y dotación.

MITIGACIÓN: Medidas tendientes a minimizar el efecto de la emergencia - control de pérdidas.
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