      ORGANIGRAMA
El organigrama es la representación grafica simplificada de la estructura formal que adopta una organización, donde se especifica las redes de comunicación y autoridad.
Facilita al personal el conocimiento de su ubicación, las relaciones internas, y las relaciones de dependencia que tiene cada una de las unidades.
Es también un instrumento de administración que permite apreciar objetivamente la estructura de una organización, también proporciona una imagen formal de la organización constituyéndose en la forma autorizada de consulta con fines de información, que indica las relaciones de jerarquía.
Facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la estructura orgánica, en general auxilian en el análisis, conocimientos y diseños de la organización.
ELEMENTOS PARA EL DISEÑO DE DIAGRAMAS
El diagrama de organización debe reflejar, entre otros aspectos, el patrón básico de trabajo de una institución. En el diseño de esta grafica son fundamentalmente los siguientes aspectos:
Ubicación de unidades de trabajo por nivel.
Figuras geométricas.
Líneas.
Nombres de las unidades de trabajo.
1.- UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL
La ubicación podría depender de las particularidades y relaciones de trabajo de cada organismo o institución.
Los tres niveles en que se dividen la estructura de organización es:
Nivel directivo.
Nivel de staff o de apoyo.
Nivel operacional.
En la ubicación de las unidades por nivel debe considerarse lo siguiente:
En la parte superior de diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del nivel directivo, es decir el alto nivel gerencial del organismo.
En la parte intermedia de ubican las unidades con funciones de apoyo o sostén al nivel directivo y a la institución en general.
En la parte inferior o base del diagrama figuran las unidades del nivel operacional que son las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en términos de misión o de su razón de ser.
Las unidades operacionales pueden definirse como aquellos que tienen la responsabilidad directa de almacenar las metas de la organización.
2.- FIGURAS GEOMETRICAS
Simbolizan a las unidades de trabajo que componen la estructura de organización dibujada en la grafica.
Se recomienda utilizar las figuras con valor genérico para representar unidades semejantes. De ese modo el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo y estéticamente luce bien.
Las figuras más utilizadas para diseñar el diagrama de organización son:
RECTANGULO
RECTANGULO FORMADO POR LINEA CONTINUA
Es la unidad de trabajo permanente que es parte integrante de la institución y que tiene la organización y forma de trabajo tradicional, donde hay cuatro o varios subalternos respondiendo al un supervisor (jefe) con la responsabilidad de realizar una función dada y permanente, con excepción de las oficinas asesoras, donde puede haber uno o varios subalternos.
RECTANGULO FORMADO POR LINEA ENTRECORTADA
Es el cuerpo rector de un organismo cuyos miembros prestan servicio parte del tiempo, tales como:
La junta de directores de una corporación.
Junta o consejo de un organismo.
CIRCULO
CIRCULO FORMADO POR LINES CONTINUA
Son grupos de trabajo establecidos internamente como unidad o estructura de organización flexible. Estos grupos se establecen con fines de desarrollar determinadas funciones con agilidad. Dichos grupos de trabajo son parte integrante de la organización formal, pero trabajan básicamente por encomiendas o proyectos.
ELIPSE
Representa un organismo subsidiario de otro.
Organismo subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdicción de otro organismo, pero tiene personalidad jurídica propia. Se entiende que esta en una jerarquía menor que el organismo que la creó. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor.
LINEAS
LINEA CONTINUA
Se utiliza para ilustrar la relación jerárquica normal de autoridad.
LINEA FORMADA POR PEQUEÑOS TRAZOS
Relación de tipo consultivo y de comparación.
LINEA FORMADA POR PUNTOS
Representa relación formal de coordinación y la de control técnico.
NOMBRES
Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:
El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la función o funciones que se realiza en la misma para así facilitar la comunicación y el uso de al grafica. La nomenclatura debe reflejar la función principal que se realiza en la unidad; no el puesto del incumbente, excepto en el caso de alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situación muy especial. A continuación se detalla en el siguiente cuadro.
Cuadro # 1
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CORRECTO
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INCORRECTO
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Oficina de auditoria
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Oficina del auditor
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Oficina de contraloría
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Oficina del contralor
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Oficina de asesoramiento legal
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Oficina de asesoramiento
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ORGANIGRAMA PROPUESTO
ADMINISTRADOR
SOCIOS
MESEROs
AYUDANTE
COCINERO
CAJERO
1.- DENOMINACION DE CARGO: ADMINISTRADOR
UNIDAD : UNIDAD ADMINISTRATIVA
DEPENDENCIA : SOCIOS
DEPENDIENTE : CAJERO, COCINERO, MESERO, AYUDANTES .
OBJETIVO:
Sus objetivos comprenden el desarrollo de actividades, provisión y almacenamiento de los recursos materiales de la institución, realizando una buena administración y control de los mismos.
FUNCIONES:
Realizar las compras para la ejecución de proyectos.
Recepcionar y almacenar los materiales e insumos que utilice la institución.
Cuidar y dar buen uso a los bienes institucionales, que se encuentren a su responsabilidad.
Sugerir mejoras.
Registrar el ingreso y salía de materiales.
REQUISITOS:
EDUCACIÓN:
Técnico en administración.
EXPERIENCIA:
INICIATIVA:
Tener iniciativa para la toma de decisiones.
REQUISITOS FISICOS:
Madurez, buena capacidad mental y visual, buena presencia.
CONOCIMIENTOS:
Liderazgo, dinámica de grupo, manejo de inventarios y formas, registro y control de kardex de materiales, equipos y herramientas.
RESPONSABILIDADES:
Responsable en el manejo de inventario y control de los materiales de la institución.
RELACIONES FUNCIONALES.
Mantener relaciones funcionales con toda la institución.
2.- DENOMINACION DE CARGO: CAJERO
UNIDAD : UNIDAD ADMINISTRATIVA
DEPENDENCIA : ADMINISTRADOS
DEPENDIENTE : NINGUNO
ABJETIVO:
Calidad en la recepción de la clientela, realizando un buen control de los ingresos a la institución.
FUNCIONES
Recibir cordialmente a la gente que visita la institución.
Dar a conocer los precios y la variedad de productos que brinda la institución.
Desarrollar el adecuado mantenimiento y custodia de la caja
Cuidar y dar buen uso a los bienes de la institución.
Registrar el ingreso y los desembolsos económicos de la institución.
REQUISITOS:
EDUCACION
Auxiliar en contabilidad.
EXPERINCIA
Mínimo de un año en manejo de caja.
INICIATIVA
Tener iniciativa para la toma de decisiones.
REQUISITOS FISICOS
Madurez, buena capacidad mental y visual, buena presencia.
CONOCIMIENTO
Manejo de números, buena dinámica en grupo.
RESPONSABILIDADES
Puntualidad, responsabilidad en las labores que desempeña.
RELACIONES FUNCIONALES
Mantener buena relación con toda la unidad.
3.- DENOMINACION DE CARGO: COCINERO
UNIDAD : UNIDAD DE PRODUCCION
DEPENDENCIA : ADMINISTRADOR
DEPENDIENTE : NINGUNO
OBJETIVO
Calidad en el preparado de los productos, realizando el control de la materia prima de los productos dentro la institución.
FUNCIONES
Realizar el debido cuidado de los productos tanto en el almacenamiento con en la preparación de estos.
Abastecer con productos de calidad al cliente.
Mantener limpia el área donde realiza sus funciones
REQUISITOS
EDUCACION
Técnico gastronómico. O saber exacta y cuidadosamente sobre el preparado y horneado de pizzas.
EXPERIENCIA
Mínima de un año en el preparado y horneado de pizzas.
INICIATIVA
Tener iniciativa y ganas en el preparado y horneado de pizzas.
REQUISITOS FISICOS
Madurez, presencia impecable, y buena capacidad mental y visual.
CONOCIMIENTOS
Dinámica de grupo, buen desenvolvimiento en su área de trabajo.
RESPONSABILIDAD
Puntualidad, responsable en al área de trabajo, limpieza, registro y control del área donde realiza sus funciones.
RELACIONES FUNCIONALES
Mantener buena relación con toda la institución.
4.- DENOMINACION DE CARGO: MESERO
UNIDAD : UNIDAD DE VENTAS
DEPENDENCIA : ADMINISTRADOS
DEPENDIENTE : NINGUNO
OBJETIVOS
Calidad en la recepción y trato de la clientela, realizando un buen control del bienestar del cliente, y observando detalladamente de todo aquel que ingrese a la institución.
FUNCIONES
Recibir cordialmente a las personas que visitan la institución.
Dar a conocer los precios y la variedad de productos que brinda la institución
Cuidar y dar buen uso a los bienes de la institución
REQUISITOS
ESTUDIO
Ninguno, solo saber adaptarse a cualquier tipo de situación, buen manejo de palabras, buen vocabulario.
EXPERIENCIA
Ninguna, solo saber relacionarse con todo tipo de persona.
INICIATIVA
Iniciativa en el trato de la gente, y en la toma de decisiones.
REQUISITOS FISICOS
Persona madura, sociable, buena presencia, con buena capacidad mental.
CONOCIMIENTOS
Dinámica de grupo, y de cómo tratar con personas.
RESPONSABILIDADES
Responsable de la ejecución de sus actos, limpieza, puntualidad, control del área donde desempeña sus labores.
RELACIONES FUNCIONALES
Mantener buenas relaciones funcionales con toda la institución.
4.- DENOMINACION DE CARGO: AYUDANTE DE COCINERO
UNIDAD : UNIDAD DE PRODUCCION
DEPENDENCIA : COCINERO
DEPENDIENTE : NINGUNO
OBJETIVOS
Colaborar satisfactoriamente al cocinero, brindar todo el apoyo posible en el área donde realiza sus labores.
FUNCIONES
Colaboraren la cocina.
Ser eficaz en la labor que desempeña, brindando toda la ayuda posible.
REQUISITOS
EDUCACION
Ninguna, solo saber exacta y cuidadosamente sobre el preparado y horneado de pizzas.
B) EXPERIENCIA
Mínima de un año en el preparado y horneado de pizzas.
INICIATIVA
Tener iniciativa y ganas en el preparado y horneado de pizzas.
D) REQUISITOS FISICOS
Madurez, presencia impecable, y buena capacidad mental y visual.
E) CONOCIMIENTOS
Dinámica de grupo, buen desenvolvimiento en su área de trabajo.
F) RESPONSABILIDAD
Puntualidad, responsable en al área de trabajo, limpieza, registro y control del área donde realiza sus funciones.
RELACIONES FUNCIONALES
Mantener buena relación con toda la institución.
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