Dirección General




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ARTICULO CUARTO: Competencia para la conformación de los Grupos de Apoyo Administrativo. Delegar en los siguientes servidores públicos la facultad de conformar mediante Resolución el Grupo de Apoyo Administrativo, designando los servidores públicos que lo integran y su Coordinador, previa obtención del certificado de disponibilidad presupuestal para el pago del reconocimiento por coordinación establecido por el artículo 4º del Decreto 248 de 2004:


  1. Subdirector del Centro de Formación Profesional respectivo, cuando el Grupo esté conformado solamente por servidores públicos del mismo Centro.

  2. Director Regional, cuando el Grupo conformado sea mixto o Intercentros.


ARTÍCULO QUINTO: Funciones del Grupo de Apoyo Administrativo. Son funciones del Grupo de Apoyo Administrativo las siguientes:


  1. PRESUPUESTO




  1. Elaborar el proyecto de resolución de distribución de los recursos asignados para consideración del Subdirector de Centro o del Director Regional.

  2. Realizar proyectos de de resolución de modificaciones internas de presupuesto de gestión distribuido del Centro y/o del Despacho Regional.

  3. Registrar en el sistema financiero resoluciones de asignación de recursos o de modificaciones presupuestales.

  4. Elaborar proyecto y tramitar solicitud justificada de modificación presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera cuando sea necesario de conformidad con las normas vigentes.

  5. Elaborar certificados de registro presupuestal

  6. Analizar y validar la ejecución de Gastos.

  7. Preparar el Plan Anual Mensualizado de Caja de acuerdo con las necesidades de cada centro y solicitar al Grupo de Presupuesto de la Dirección General los respectivos cupos de PAC.

  8. Elaborar la programación mensualizada de pagos.

  9. Registrar, para el control en el sistema, el PAC mensualmente asignado.

  10. Preparar la información y la sustentación para solicitar a la Dirección Administrativa y Financiera la apertura de cajas menores.

  11. Elaborar proyecto de resolución de apertura de caja menor por cuentadante para la firma del Subdirector de Centro o del Director Regional.




  1. CONTABILIDAD




  1. Recibir y revisar la documentación necesaria para órdenes de pago.

  2. Elaborar y generar en el sistema de información financiera las órdenes de pago y tramitar el respectivo pago.

  3. Recibir los informes diarios de almacén, tesorería, gestión humana, viáticos, revisarlos y hacer los registros contables en el sistema de información financiera.

  4. Efectuar el registro y control contable de las transacciones que realiza el Centro o el despacho de la Dirección Regional.

  5. Efectuar mensualmente las Conciliaciones Financieras en el Formato “Conciliación Bancaria”, cruzando los extractos bancarios con los registros en libros de cuentas bancarias.

  6. Elaborar anualmente el reporte de cesantías para que con base en éste contabilidad del Centro lo valide frente a los registros contables, teniendo en cuenta las novedades de personal.




  1. PAGOS E INGRESOS




  1. Recibir y registrar ingresos por caja o bancos

  2. Realizar el cierre de Caja Diario

  3. Elaborar consignaciones y depositar los dineros en la Entidad Financiera.

  4. Elaborar y solicitar el Cupo de Recursos por periodos semanales.

  5. Reversar saldos no ejecutados de cuentas pagadoras al finalizar cada mes.


  1. Recibir las ordenes de pago autorizadas

  2. Registrar el pago, generar el comprobante de egreso y crear los terceros para abono en cuenta

  3. Revisar cheques, entregar o anular cheques

  4. Revisar el estado de los pagos en el sistema financiero.

  5. Analizar y registrar los demás débitos recibidos a través del Sistema bancario

  6. Legalizar avances de viáticos

  7. Cerrar el proceso diario de tesorería

  8. Generar e imprimir reportes


IV. BIENES, SERVICIOS Y LOGÍSTICA
a. Contratación


  1. Preparar el Plan de Compras del Centro de acuerdo con el plan operativo anual y las disponibilidades presupuestales.

  2. Proponer el tipo de proceso de contratación según las cuantías determinadas por la Entidad, verificar que las adquisiciones estén incluidas en el plan de compras y elaborar el estudio de conveniencia y oportunidad de la contratación.

  3. Realizar el estudio previo de mercado para estimar el valor de la contratación, consultar el Sistema de Información para la Contratación Estatal – SICE, solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, y elaborar los correspondientes pliegos de condiciones, o términos de referencia.

  4. Elaborar el contrato para suscripción del Subdirector de Centro, formalizarlo, obtener el registro presupuestal y las correspondientes garantías; organizar y actualizar la información del contrato

  5. Controlar que se elaboren y formalicen las actas de iniciación de los contratos.

  6. Proyectar la liquidación del contrato, con base en los informes de la interventoría o de la supervisión del contrato, elaborar el acta de entrega y recibo final y producir y formalizar la resolución de liquidación del contrato.

  7. Apoyar al Subdirector de Centro en la preparación y tramitación de la documentación requerida para la contratación de servicios personales. Registrar la iniciación, ejecución y vencimiento de los contratos; lo anterior sin perjuicio de las obligaciones de los supervisores de los contratos.

  8. Tramitar ante el área contable los pagos que generen cada uno de los contratos que celebre el Centro.

  9. Radicar y controlar los contratos que ejecute el Centro y velar por la adecuada organización y conservación de toda la documentación referida a los contratos, de acuerdo y transferirla al archivo central, de acuerdo con las normas vigentes.


b. Mantenimiento y servicios generales:


  1. Programar, ejecutar y administrar el mantenimiento de las edificaciones, maquinaria y equipos, parque automotor y demás bienes muebles devolutivos del Centro.

  2. Administrar los edificios, fincas, explotaciones, maquinaria y equipo, los servicios de aseo, vigilancia, cafetería, fotocopiado, jardinería, servicios públicos y demás servicios generales del Centro.

  3. Garantizar la contratación, prestación, y pago de los servicios públicos

  4. Mantener información organizada, actualizada y completa de los inmuebles del Centro

  5. Reportar a la Dirección Administrativa y Financiera cualquier acto o hecho que afecte la propiedad o posesión de los bienes inmuebles del SENA o que la entidad tenga a cargo por convenios, arrendamientos, alianzas, etc.



c. Almacenes e inventarios:


  1. Administrar el Almacén y los inventarios de bienes del Centro.

  2. Recibir y producir notas de entrada de bienes al almacén

  3. Entregar y producir notas de salida de almacén

  1. Elaborar informes de almacén

  2. Adelantar bajas de elementos

  3. Despachar los elementos por traspaso

  4. Administrar los bienes muebles

  5. Reintegrar los elementos en servicio

  6. Clasificar los elementos reintegrados

  7. Elaborar y formalizar traspasos de bienes entre cuentadantes y áreas

  8. Entregar los elementos por Venta

  9. Efectuar el procedimiento de destrucción de elementos, previo el trámite de bajas

  10. Efectuar cesión de elementos para material didáctico, previo el trámite de bajas

  11. Mantener información organizada, actualizada y completa de los inventarios del Centro, utilizando los aplicativos y sistemas de información establecidos por la entidad para el efecto.

  12. Reportar al Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección General los siniestros ocurridos para los trámites pertinentes ante las Compañías de Seguros.


PARAGRAFO. Los procesos de consolidación de informes mensuales del área de bienes, servicios y logística los realizará la Dirección General, teniendo en cuenta la centralización de la base de datos. Los informes correspondientes al Centro deberán ser incluidos en la Contabilidad de cada centro y los seguros deben reportarse a la Dirección General.
V. GESTION DEL TALENTO HUMANO, CAPACITACION Y BIENESTAR


  1. Proponer al Subdirector del Centro de Formación Profesional respectivo, planes y programas dirigidos a la capacitación, bienestar, desarrollo y gestión del talento humano del Centro, de conformidad con las normas vigentes y los parámetros o directrices establecidas por la Dirección General y sus superiores.

  2. Apoyar la programación y ejecución de los procesos de selección y vinculación o contratación del talento humano en el Centro de Formación Profesional respectivo.

  3. Apoyar la oportuna y adecuada aplicación de los procesos de evaluación y calificación de servicios en el respectivo Centro de Formación Profesional, propendiendo por el cumplimiento de las normas vigentes que regulan la materia.

  4. Participar en la ejecución de los planes de evaluación, certificación y gestión de competencias de los servidores públicos vinculados al Centro de Formación, de acuerdo con la reglamentación que al respecto se adopte.

  5. Proyectar y gestionar los actos relacionados con el ingreso al servicio, las situaciones administrativas, la permanencia y el retiro de los servidores públicos del Centro de Formación, que por competencia le correspondan al Subdirector del respectivo Centro.

  6. Proponer la adopción, actualización o modificación de los Manuales de Funciones y Requisitos Mínimos de los cargos que tenga asignado el Centro de Formación Profesional Integral.

  7. Participar en la elaboración y ejecución de los programas de salud ocupacional de la Regional y en los programas de bienestar y capacitación de los servidores públicos del respectivo Centro de Formación Profesional, y gestionar el cabal cumplimiento de estos programas.

  8. Apoyar la ejecución de las actividades y tareas de los programas y procesos relacionados con el servicio médico asistencial que de acuerdo con las normas vigentes le correspondan al Centro(s) de Formación Profesional y a la Regional, en caso de Grupos mixtos.

  9. Organizar, coordinar y controlar el manejo de los archivos físicos y magnéticos de las hojas de vida de los servidores públicos vinculados a la planta de personal del respectivo Centro de Formación y elaborar las certificaciones sobre la información que repose en esos archivos.

  10. Hacer los correspondientes reportes de las novedades de personal del Centro de Formación en el aplicativo de nómina de la Entidad.

  11. Elaborar y gestionar los documentos relacionados con la seguridad social de los servidores públicos vinculados, o que se vinculen, a la planta de personal adscrita al respectivo Centro de Formación.

  12. Organizar, gestionar y sustanciar el proceso de evaluación por méritos para los Instructores de respectivo Centro de Formación Profesional – SSEMI y el plan de ascenso para los Trabajadores Oficiales adscritos a su planta de personal, y proyectar los actos administrativos que definan la puntuación y ubicación de los Instructores y trabajadores Oficiales en cada uno de estos sistemas.

  13. Proyectar oportunamente las respuestas a las comunicaciones, peticiones, e informes relacionados con la gestión del talento humano del respectivo Centro de Formación Profesional.


VI. GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA, ELABORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN


  1. Administrar y controlar de acuerdo con la normatividad vigente, las tareas y actividades relacionadas con la gestión de correspondencia (recepción, radicación, trámite, distribución, archivo y conservación) del Grupo de Apoyo Administrativo.

  2. Administrar y controlar de acuerdo con la normatividad vigente, las tareas y actividades relacionadas con la elaboración y conservación de los actos administrativos (documentos normativos y contractuales) a cargo del Grupo de Apoyo Administrativo.

  3. Elaborar la propuesta de Tabla de Retención Documental para el Grupo de Apoyo Administrativo, de acuerdo con los procesos y funciones básicas asignadas y solicitar su aprobación al Comité Nacional de Administración de Documentos.

  4. Garantizar la adecuada conservación y organización de los archivos del Grupo de Apoyo Administrativo, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental aprobada y la normatividad vigente y transferirlos al archivo central regional, cuando se haya cumplido el tiempo de retención.


VII. GENERALES



  1. Procesar información para elaborar informes analíticos que deba presentar el Centro a la Dirección Regional, Dirección General y Entes de Control.

  2. Recibir y verificar la información y los documentos soporte, ingresar la información al Sistema de información correspondiente, realizando permanentemente las actualizaciones, depuraciones y ajustes necesarios para la gestión de talento humano, administración de documentos, presupuesto, contabilidad, tesorería, compras, almacenes inventarios y convenios.

  3. Apoyar los procesos administrativos y financieros que se requieran para los Convenios o alianzas que suscriba o participe el Centro de conformidad con el numeral x del artículo 27 del Decreto 249 de 2004.

  4. Actualizar en coordinación con otras dependencias, la información contable, financiera, de inventarios y de aseguramiento de bienes que se adquieran a través de convenios.

  5. Dar el apoyo en los procesos administrativos que se requieran para la administración de las fincas y explotaciones agropecuarias.

  6. Dar el apoyo en los procesos administrativos que se requieran para la administración del internado.

  7. Coordinar con los demás grupos del Centro y de la Regional los procesos propios del grupo.



  1. Responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos del Centro en lo correspondiente al Grupo de Apoyo Administrativo.

  2. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.

  3. Apoyar los procesos administrativos requeridos para la venta de bienes y servicios del Centro.

  4. Las demás que correspondan a la naturaleza de los procesos del grupo.


PARÁGRAFO PRIMERO: En el caso de los Grupos de Apoyo Administrativo Mixtos, las funciones del Grupo también cubren los procesos, actividades o tareas de la Regional anotados en este artículo, y tratándose de Grupos Intercentros, aplica para cada uno de los Centros que lo componen.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En todo caso, la información de la gestión financiera y las cuentas de los procesos financieros, compras, almacenes, inventarios, entre otras, de cada Centro se identificarán y llevarán de forma separada.
PARÁGRAFO TERCERO: Cada Centro de Formación Profesional tendrá acceso a la generación de los reportes que les competen en sus respectivos niveles, para conocer la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, compras, almacenes e inventarios y en general relacionada con la gestión logística en los Centros.
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