Informe de gestion por depenencias




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títuloInforme de gestion por depenencias
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MEMORANDO



DE JULIAN CAMILO SERNA MARCHAN

Planeación Estratégica y de Negocios



PARA MARCO EMILIO HINCAPIE RAMIREZ

Gerente General
As Asunto: Informe de gestión por dependencias a junio 30 de 2015

Para su conocimiento y fines pertinentes estoy remitiendo el informe de gestión por dependencias correspondiente al primer semestre de la vigencia fiscal 2015.

Cordialmente,

Planeación Estratégica y de Negocios




LOTERIA DE BOGOTÁ
INFORME DE GESTION POR DEPENENCIAS
A 30 DE JUNIO 2015



INTRODUCCIÓN

El presente informe de gestión por dependencias al cierre de junio 30 de 2015, muestra el nivel de avance de ejecución por cada una de las aéreas que conforman la estructura funcional de la Entidad, para lo cual se dividió la estructura de la LOTERIA DE BOGOTA en tres (3) grandes secciones de acuerdo con la naturaleza de la gestión que desempeñan.
La parte administrativa en cabeza de la Secretaria General, integrada por la Unidades de Talento Humano, Recursos Fiscos, la Unidad Financiera y Contable y las dependencias de Jurídica y Sistemas.
Las Oficinas Asesoras de la Alta Dirección compuestas por: la Oficina de Control Interno, la Oficina de Planeación Estratégica y la Oficina de Atención al Cliente.

El área comercial liderada por la Subgerencia General está conformada por la Unidad de Loterías, la Unidad de Apuesta y Control de Juegos y por la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo.

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la Lotería de Bogotá define el conjunto de relaciones jerárquicas, administrativas y funcionales, que permiten desarrollar la misión institucional de la LOTERÍA DE BOGOTÁ y está conformada por las siguientes dependencias:



Al cierre del primer semestre de 2015 la gestión de la LOTERIA DE BOGOTA fue del 97.95%; A continuación podemos observar el nivel alcanzado por cada una de las tres (3) grandes estructuras en las que se compone la Entidad.
La Secretaria General o componente administrativo de la LOTERIA DE BOGOTA, que está integrada por la Unidades de Talento Humano, Recursos Fiscos y la Unidad Financiera y Contable, así como por la Oficina de Jurídica y de Sistemas logro un 96.29% de ejecución gracias al 100% de la Oficina Jurídica y al 100% de la Oficina de Sistemas.
Las Oficinas Asesoras compuestas por la Oficina de Control Interno, la Oficina de Planeación Estratégica y la Oficina de Atención al Cliente alcanzaron un 96.36% de ejecución al cierre del primer trimestre de 2015, siendo la Oficina de Planeación Estratégica la que mejor resultado obtuvo con un 98.93%, seguida de la oficina de Atención al Cliente con un 96.36%.

La Subgerencia General encargada de la parte comercial de la Entidad, que está conformada por la Unidad de Loterías, la Unidad de Apuesta y Control de Juegos y por la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo logró durante el primer semestre de 2015 una ejecución del 101.20%, este resultado se obtuvo por efecto de la ejecución del 112.50% en la Unidad de Apuestas y Control de Juegos, el 90.49% de la Unidad de loterías y el 100% de la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo.


SECRETARIA GENERAL

La parte administrativa en cabeza de la Secretaria General que está integrada por la Unidades de: Talento Humano, Recursos Fiscos y la Unidad Financiera y Contable, así como la Oficina Jurídica y de Sistemas logró una ejecución del 96.29% a junio 30 de 2015, a continuación veremos el nivel logrado por cada una de sus dependencias:
UNIDAD FINANCIERA Y CONTABLE
La Unidad Financiera y Contable alcanzó una ejecución del 92.58% a 30 de junio de 2015 gracias a:
95% De recaudo de la cartera de los distribuidores activos.

77% De ejecución de gastos consolidado.

62% De Disponibilidad de Recursos.
Los aspectos más destacados de la gestión de la Unidad Financiera y Contable fueron:
Transferencias a la Salud
La Lotería de Bogotá, al cierre del primer semestre de 2015 giro al sector salud $27.887 millones frente a los $30.800 que giro en el 2014, lo que permite concluir que durante el 2015 se redujeren las transferencias al sector salud en $2.913 millones respecto al 2014, debido a que loterías como las de Santander, Medellín y Boyacá ofrecían grandes premios mayores, lo que ocasionó la reducción de ventas en este período; para solucionar esta situación la Lotería de Bogotá lanzará durante el tercer trimestre de 2015 un nuevo plan de premios que incluya un premio mayor de $6.000.000000 con lo cual se espera incrementar las ventas y los giros al sector salud.
Cartera
En cuanto al recaudo de cartera, al cierre del primer semestre de 2015 se cumple satisfactoriamente con la meta establecida, conforme al seguimiento del pago oportuno de la mayoría de los distribuidores, permitiendo alcanzar una ejecución del 95%.
Disponibilidad de Recursos
Durante el primer semestre de 2015 la relación entre los gastos girados frente a los ingresos recaudados fue del 62%.

UNIDAD DE TALENTO HUMANO
Al cierre de junio 30 de 2015, la Unidad de talento Humano logró una ejecución del 97.83% gracias a:
100% De ejecución del plan institucional de capacitación.

97% De participación de los funcionarios en los eventos de capacitación

97% De Impacto de la capacitación.

100% De implementación del programa de bienestar y salud ocupacional.

94% De participación de los funcionarios en las actividades de bienestar
La Lotería de Bogotá durante el segundo trimestre de 2015, adelantó actividades a través de la Unidad de Talento Humano, implementando procesos permanentemente orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de sus familias, así como para elevar los niveles de satisfacción eficacia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad, mediante la ejecución de los objetivos específicos.
Las gestiones más destacadas de la Unidad de Talento Humano a junio 30 de 2015 fue:
Plan Institucional de Capacitación.
Se logró una ejecución del 100%, ya que de 7 capacitaciones programadas se cumplió con las 7.

Participación de los Funcionarios en los eventos de capacitación y formación.
En cuanto al nivel de asistencia a los eventos de capacitación y/o formación se alcanzo el 97% de cumplimiento, ya que de 45 funcionarios convocados asistieron 44.
Con este resultado se contribuyó a fortalecer las competencias de trabajadores en temas claves para la entidad.
Impacto de la Capacitaciones
El 97% de los funcionarios encuestados, manifestaron que la capacitación cumplió con sus expectativas y contribuyó a su fortalecimiento y crecimiento personal, con lo cual esta entidad sigue fortaleciendo y asegurando la aprehensión de conocimientos por parte de sus funcionarios y de esta manera con la mejora continua del Talento Humano en la Entidad.
Implementación del programa de bienestar y salud ocupacional.
De 6 actividades de bienestar y salud ocupacional programas durante el primer

semestre se han cumplido las 6 para un cumplimiento del 100%.
Participación de los funcionarios en las actividades de Bienestar

Social y Salud Ocupacional.
En cuanto a la participación de los funcionarios en actividades de bienestar y salud ocupacional, se logró un cumplimento del 94%.
UNIDAD DE RECURSOS FISICOS
La Unidad de Recursos Físicos alcanzó una ejecución del 99.20% al cierre del 30 de junio de 2015 gracias a:

99% De ejecución del plan de compras.

100% De avance en la ejecución del plan institucional de gestión ambiental .

100% De Seguimiento y control al plan de compras.

99% De oportunidad en el trámite de la correspondencia.
La gestión más destacada de la Unidad de Recursos Físicos durante este periodo fue:

Ejecución del Plan de Compras
A junio 30 de 2015 de un plan de compras por valor de $10.385.847.630, se logró una ejecución del 94.42%.
Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)
Durante el primer semestre de 2015 se programaron 8 actividades del Plan Institucional de Gestión Ambiental, de las cuales se realizaron 8 para una ejecución del 100%.
Seguimiento y Control al Plan de Compras.
Durante el primer semestre de 2015, se presentaron informes trimestrales informando sobre el avance de ejecución del plan de compras de la Entidad,tal y como se habían programado, para un cumplimiento del 100%.

SISTEMAS
Al cierre del 30 de junio de 2015 la Oficina de Sistemas logró una ejecución del 100% así:
100% De Eficacia de la Oficina de Sistemas en la transmisión del sorteo.

100% Oportunidad en la atención de las solicitudes recibidas.
Esta dependencia contribuye con el cumplimiento del tercer objetivo estratégico de Mantener Posicionada a la Lotería de Bogotá, mediante la ejecución del objetivo específico de Asegurar el Diseño e Implementación de los Sistemas de Información y Comunicación que Responda a los Requerimientos Estratégicos, Tácticos y Operativos de la Institución,
JURIDICA

La Secretaría General a través de su Oficina Jurídica alcanzó una ejecución del 100% en el segundo trimestre de 2015 gracias a:
100% De cumplimiento oportuno en la elaboración de contratos.

100% De cumplimiento en la legalización de los contratos.

100% De liquidación de contratos.
Los aspectos más destacados de la gestión de la Oficina Jurídica fueron:
Cumplimiento oportuno en la elaboración de contratos
La Secretaria General de acuerdo con los requerimientos de las diferentes áreas de la entidad durante el primer semestre de 2015, elaboró 50 contratos dentro de los primeros cinco días hábiles a su solicitud, cumpliendo al 100% con la ejecución de la meta de este indicador.
Cumplimiento en la legalización de los contratos
La Secretaria General de acuerdo con los requerimientos de las diferentes áreas de la entidad a junio 30 de 2015, legalizó 50 contratos dentro los primeros 10 días hábiles a su solicitud.
Liquidación de contratos
De los contratos que cumplían los requisitos para liquidar durante el primer semestre de 2015, se liquidaron 12 contratos para un cumplimiento del 100%.

OFICINAS ASESORAS

Las Oficinas Asesoras de la Alta Dirección están compuestas por la Oficina de Planeación Estratégica, la Oficina de Atención al Cliente y la Oficina de Control Interno, las Oficinas Asesoras en conjunto lograron una ejecución del 96.36% a junio 30 de 2015.
A continuación veremos el nivel alcanzado por cada dependencia que las integra.
PLANEACION
La Oficina de Planeación estratégica alcanzó una ejecución del 98.93% durante el primer semestre de 2015 gracias a:
100% Ejecución acciones de mejoramiento de la capacidad operativa

100% Ejecución actividades metas proyectos de inversión de la entidad.

89% De ejecución financiera de los proyectos de inversión directa de la entidad.

100% De cumplimiento del plan operativo de la planificación de la gestión.

100% De cumplimiento del plan operativo de la gestión de análisis y mejora.

100% De cumplimiento de los documentos del sistema integrado de gestión.

100% De cumplimiento del sistema de gestión de calidad (SGC) de acuerdo con los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009.
La gestión más relevante de la Oficina de Planeación Estratégica fue:
Inversión Directa - Plan de Desarrollo “BOGOTÁ HUMANA”
Durante el primer semestres de 2015 de un presupuesto $382.130.000 se ejecutaron $149.374.267 equivalentes al 39.09% de la ejecución financiera del proyecto inversión.
En cuanto al avance de ejecución del Plan de Desarrollo “BOGOTA HUMANA” para la vigencia 2015 se estableció una meta del 85% y a durante el primer semestre de 2015 se logró una ejecución del 68%, equivalente a un cumplimiento del 85%.
ATENCION AL CLIENTE
A junio 30 de 2015 la Oficina de Atención al Cliente logró una ejecución del 96.36% gracias a:
100% De cumplimiento oportuno en la atención de pqrs.

100% De satisfacción de clientes internos con la información distribuida a través de las diferentes herramientas de comunicación.

93% De satisfacción del cliente externo con la gestión de la Lotería de Bogotá
Los aspectos más destacados de la gestión de la Oficina de Atención al Cliente fueron:
Atención de PQR.
Durante el primer semestre de 2015, la oficina de Atención al Cliente recibió un total de 92 solicitudes, de las cuales el 100% fueron atendidas dentro del término legal para su correspondiente respuesta; además las solicitudes recibidas fueron registradas en el aplicativo integrado (PAOYER MAC – Atención al Ciudadano) y remitida a las áreas respectivas para su trámite y respuesta. Igualmente la Oficina de Atención al Cliente lleva a cabo un proceso semanal de seguimiento, control y verificación de la atención y respuesta oportuna de todas las solicitudes para efectos de cumplir con las metas propuestas.
Satisfacción del Cliente Externo
Durante el primer semestre de 2015 se encuestaron 76 clientes, de los cuales 72 expresaron estar satisfechos, para un cumplimiento del 94.74%; Las encuestas de medición de la satisfacción permiten verificar las fortalezas en los servicios y productos.

CONTROL INTERNO
La Oficina de Control Interno logró una ejecución del 94.91% al cierre del primer semestre de 2015 gracias a:
95% De cumplimiento del plan operativo anual.

100% De avance de los planes de mejoramiento.

Cumplimiento del plan operativo anual
De las 44 actividades programas en el POA de la Oficina de Control Interno, se cumplió con 43 para un cumplimiento al 98%.

Avance de los planes de mejoramiento
De acuerdo al primer seguimiento realizado por parte de la OCI en el mes de abril al Plan de Mejoramiento Institucional, la Entidad tiene 20 hallazgos en ejecución, de los cuales 13 hallazgos (65%) presentan cumplimiento, 6 (30%) se encuentran en ejecución y 1 (5%) no presentan avance alguno. Para el plan de mejoramiento por procesos la Entidad cuenta con 12 acciones, 3 preventivas y 9 correctivas, no presenta avance alguno frente al último seguimiento realizado por parte de ésta Oficina.
Se realizó consolidación al plan de mejoramiento por procesos una vez realizada la Auditoría Interna de Calidad en el mes de Julio, se encuentran 4 acciones preventivas 4 y 16 correctivas.

SUBGERENCIA GENERAL
El proceso misional y comercial de la Entidad está liderado por la Subgerencia General que está conformada por la Unidad de Loterías, la Unidad de Apuesta y Control de Juegos y por la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo.

En su conjunto la Subgerencia General logró una ejecución del 101.20% al cierre del primer semestre de 2015, debido al 100% alcanzado por la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo, al 112.50% alcanzado por la Unidad de Apuesta y Control de Juegos y al 90.49% alcanzado por la Unidad de Loterías.
A continuación veremos el nivel alcanzado por cada dependencia que las integra.
COMUNICACIONES Y MERCADEO
A junio 30 de 2015 la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo alcanzó una ejecución del 100% gracias a:
100% De ejecución del plan de comunicaciones y mercadeo.

100% De cumplimiento de las acciones del plan de mercadeo.
Ejecución del Plan de Comunicaciones y Mercadeo
Frente al marco del desarrollo, seguimiento y control de la ejecución del Plan Comercial y de Mercadeo 2015, para el primer semestre se proyectó ejecutar recursos por valor de $503 millones de pesos, los cuales fueron ejecutados al 100%, cumpliendo con la meta programada.
Cumplimiento de las acciones del plan de mercadeo
Durante el primer semestre de 2015 de 15 acciones que se tenían programadas a ejecutar del plan de mercadeo se realizaron las 15 para una ejecución del 100%.

APUESTAS Y CONTROL DE JUEGOS
La Unidad de Apuestas y Control de Juegos alcanzó una ejecución del 100% al cierre del 30 de junio de 2015 gracias a:
100% Del indicador de la rentabilidad mínima.

125% De Oportunidad en el pago de los derechos de explotación, anticipos y gastos de administración por parte del Concesionario (días hábiles)

100% De formularios entregados al concesionario que cumplen con los requisitos de calidad.

100% De cumplimiento de las obligaciones del contrato de concesión.

100% De correspondencia entre las ventas del juego de apuestas permanentes reportadas por el concesionario y las verificadas en el sistema.

100% De cumplimiento de las actividades del anexo No.5 control juego ilegal establecido en el contrato de concesión No.157 de 2011.

100% De cobertura de los beneficiarios del plan social establecido en el contrato de concesión No.157 de 2011.
Oportunidad en el pago de los derechos de explotación
Durante el primer semestre de 2015, la oportunidad en el pago de los derechos de explotación, anticipos y gastos de administración por parte del Concesionario según la normatividad ha sido cumplida por parte del concesionario, por tal motivo dichos pagos fueron cancelados oportunamente por el concesionario dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes.
Formularios entregados al concesionario que cumplen con los

requisitos de calidad
A junio 30 de 2015, analizados 186.568.000 formularios entregados al concesionario, el 0.04% presentaron problemas de impresión, en este caso, el peso de los formularios que presentan inconsistencias es mínimo frente al total despachado; sin embargo la Lotería continúa exigiendo calidad de estos al 100%.
Cumplimiento de las obligaciones del contrato de concesión
Como se puede observar en las variables del indicador, durante el segundo trimestre de 2015, el concesionario cumplió con las obligaciones contempladas en el contrato de concesión 157 de 2011. Cabe aclarar que son 27 obligaciones que se deben cumplir por parte del concesionario y que la Lotería de Bogotá le hace seguimiento una a una con una lista de chequeo frente al cumplimiento, de igual forma pondera cada una de estas obligaciones para hacer mas efectiva la gestión del concesionario.

De correspondencia entre las ventas del juego de apuestas permanentes reportadas por el concesionario y las verificadas en el sistema.
Durante el primer semestre de 2015 de un total de $229.190.474.840 de ventas verificadas en el software sobre las ventas reportadas por el concesionario, se encuentra que las ventas reportadas equivalen al 100% de las verificadas.
Cumplimiento de las actividades del anexo No.5 control juego ilegal establecido en el contrato de concesión No.157 de 2011
A junio 30 de 2015 de 2015, se adelantaron por parte del Concesionario de Apuestas Permanentes y la Lotería de Bogotá 13 de las 13 actividades que hacen parte del anexo 5. control de juego ilegal del contrato de concesión 157 de 2011, actividades que se adelantaron en las diferentes fases: Preventiva o pedagógica, operativa y de control y la fase judicial. Para el análisis es preciso tener en cuenta que las actividades de: Diseñar juegos promocionales que busquen el incremento de la venta, Efectuar rifas promocionales que incentiven la compra de juego legal, Diseñar estrategias de venta del chance combinado con otros juegos de suerte y azar y buscar nuevos nichos de mercado desincentivando que estos busquen el juego ilegal, se unificaron dado que todos hacen referencia a diseñar y realizar estrategias y actividades promocionales para incremento de venta y posicionamiento del juego legal.
Cobertura de los beneficiarios del plan social establecido en el contrato de concesión No.157 de 2011.
En relación con el número de beneficiarios se observa durante el primer semestre de 2015 en la línea de vivienda se beneficiaron 282 colocadores de apuestas permanentes, en la línea de bienestar 4.421 y en la línea de educación 1.400 colocadores, para un total de 6.103 beneficiarios del Plan Social del Concesionario.
LOTERIAS
Al cierre del primer semestre de 2015 la Unidad de Loterías logró una ejecución del 90.49% gracias a:
86% De cumplimiento de ventas proyectadas.

100% De cumplimiento del plan operativo de la gestión de loterías.
Durante el primer semestre de 2015 de unas ventas proyectadas de $25.152 millones de pesos, se realizaron ventas por valor de $22.393 equivalentes a una ejecución del 89%.
CONCLUSIONES

1. La LOTERIA DE BOGOTA a junio 30 de 2015 alcanzó un nivel de ejecución en su gestión del 97.95%, gracias a la gestión de las tres grandes estructuras funcionales en las que se compone la entidad.
2. La estructura administrativa de la Entidad en cabeza de la Secretaria General logro un 96.29% de ejecución.
3. Las Oficinas Asesoras de la Alta Dirección alcanzaron un 96.36% de ejecución durante el primer semestre de 2015.

4. La Subgerencia General encargada de la parte comercial de la Entidad, logró al cierre del 30 de junio de 2015 una ejecución del 101.20%, ya que la Unidad de Apuesta y Control de Juegos mostró una ejecución del 112.50%, por efecto del indicador de oportunidad en el pago de los derechos de explotación

RECOMENDACIONES

1. Es importante que cada una de las estructuras funcionales de la LOTERIA DE BOGOTA continúen ejecutando de forma efectiva sus Planes Operativos, para garantizar el cumplimiento de las metas establecidas en estos de acuerdo al Plan Estratégico de la entidad.
2. Dado el éxito alcanzado durante el primer semestre de 2015 en el indicador de “porcentaje de cobertura de los beneficiarios del plan social establecido en el contrato de concesión No.157 de 2011” es recomendable seguir desarrollando este exitoso Plan Social, que hace parte de la responsabilidad social empresarial desarrollada tanto por la firma concedente del “Chance” así como de la Lotería de Bogotá.
3. De acuerdo con los resultados obtenidos al cierre del 30 de junio de 2015, es recomendable que al Unidad de Loterías pueda mejorar las ventas y poder cumplir al cierre del 2015 con la meta propuesta.

4. En cuanto al resultado del indicador de “Porcentaje de ejecución financiera de los proyectos de inversión directa de la entidad”, a 30 de junio de 2015 alcanzo el 39.09% de ejecución, se recomiendo que a 31 de diciembre de 2015 tenga una ejecución del 100% de tal forma que la entidad tenga una buena calificación de ejecución al cierre de dicho Plan, evitando así observaciones por parte de los organismos de control.

Carrera 32 A # 26 -14 / Teléfono: 335 15 35

www.loteriadebogota.com

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