Los términos archivísticos




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fecha de publicación24.02.2016
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LOS TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

Organiza los términos que aparecen en el vocabulario de acuerdo al grupo detrabajo oficinista, archivista y secretaria



Archivista: Administración documental, casillero, clasificación, conservación, cronológico, documentación, documento, epistolar, estructura funcional, expediente, facsímil, filatelia, flujo, flujo grama, foliación, folio, flanqueadora, franquicia, gestión de documentos, minuta, original, radicación, registrar, prescripción, preclusión, plazo precaucional, archivo, archivo de gestión, archivo histórico, archivo intermedio, legajo, perforar, rotular, marbete, usuario, ordenación, expurgo, transferencia, selección, tablas de retención, fondo documental, serie, sección documental.

http://www.decanato.ipn.mx/pdf/glosario.pdf GLOSARIO DE TERMINOS DE ARCHIVO HISTORICO AQUÍ ENCONTRARAS MAS TERMINOS ARCHIVISTICOS

VOCABULARIO ARCHIVISTICO – conceptos

1. DOCUMENTO: información registrada cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte.


Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento.


2. ARCHIVO histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere la investigación.


3.EXPEDIENTE: Conjunto de documento relacionado con un asunto que constituye una unidad archivística. unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina.


4. FONDO documental: es la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es el objeto de conservación institucional...


5.ADMINISTRADOR DOCUMENTAL: Es el que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.


6. ARCHIVO DE GESTION:


También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de estos.


7.CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular - con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones


8.CRONOLÓGICO: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.


10.EXPURGO:Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas...

11.FACSIMIL: Es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.


12.APRECIACION PERSONAL: Imitar o igualar algo que ya se encuentra hecho en su versión original, de modo que no se note la diferencia entre el original y la imitación.


13. FILATELIA: Es el conjunto de conocimientos que se tienen sobre los sellos.


14.APRECIACION PERSONAL: Todos los conocimientos que tiene una persona sobre la legalidad y función de los sellos utilizados en las entidades y correos.


15. FOLIACION: Numeración de los folios de un libro.


16. MARBETE: Etiqueta descriptiva que se adhiere a un objeto con un rótulo que indica su naturaleza o propiedades.


17. ORDENACION: Acción y efecto de ordenar u ordenarse.


18. REGISTRAR: Apuntar o anotar una cosa o un nombre en un registro o en un libro o documento oficial.


19. CLASIFICACION: Ordenación de elementos de cualquier tipo en varias clases. Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones


20. CASILLEROS: Mueble con varias divisiones, para tener clasificados... es un algoritmo de ordenamiento que distribuye todos los elementos a ordenar entre un número finito de casilleros. Cada casillero sólo puede contener los elementos que cumplan unas determinadas condiciones.

21.ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.


22.CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.


23.DOCUMENTACION: la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. Las ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores: la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología.


24. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas.


25. FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso empresarial.


26. GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades y técnicas, tendientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.


27. RADICACION: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.


28. FOLIO: Es una hoja de papel en la cual se plantean diferentes documentos relacionados con la empresa.


29. ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere sus forma y soporte material producidos o recibidos por personas físicas o moral, organismos públicos o privados en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competentes en razón...

30.ARCHIVO DOCUMENTAL:


Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.
31. EPISTOLAR

Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta.


32. ESTRUCTURA FUNCIONAL:


Organización por funciones que reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones.


33. EXPEDIENTE:


Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

IMPORTANCIA DE UN VOCABULARIO TECNICO

Explico la importancia de emplear el vocabulario técnico El uso del vocabulario técnico en el proceso archivístico es muy importante porque permite que halla un mayor intercambio y una mayor organización en la entrega, recepción, manejo y transferencia de información entre las personas involucradas. A veces se cometen errores en el manejo de la información porque no se conocen los términos archivísticos o de la administración documental, es importante siempre tenerlos presentes y usarlos, ya que cada actividad tiene unos conceptos o designaciones especificas, por tanto para que la información y el manejo de la misma se conserve como debe de ser se hace imprescindible la identificación de palabras claves, ya que cada proceso tiene un nombre especifico, y si no manejamos el vocabulario no sabremos de que se nos está hablando

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