Resumen del capitulo II 46




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Figura IV: Procesos

Además deben ser asignados los recursos necesarios para la elaboración, implementación, mantenimiento y actualización del sistema. No hay que olvidar que también hay que hacer un estudio de las infraestructuras y posibles carencias de la organización a la hora de cumplir con la política y los requisitos de la norma, para lo cual también habrá que asignar los recursos necesarios si se quiere que el sistema sea eficiente y veraz. procesos del sgi.png


Procesos del sistema de inocuidad


Los procesos del sistema de inocuidad son aquellos que forman parte de la cadena para proporcionar productos inocuos que no afecten la salud de nuestros clientes y a los consumidores de los productos.

Procesos de apoyo


Los procesos de negocio son aquellos que no forman parte de la cadena de valor para proporcionar productos o servicios al cliente, pero son necesarios para que los procesos de negocio funcionen correctamente.

Procesos del sistema de calidad


Los procesos del sistema de calidad e inocuidad forman parte de las actividades cotidianas del personal de la empresa y tienen el objetivo de asegurar la satisfacción del cliente, así como mejorar consistentemente el desempeño de la organización.

4.5 Establecer la forma de comunicación externa y comunicación interna


5.6 Comunicación

5.6.1 Comunicación Externa

Para asegurar que la información suficiente en temas concernientes a seguridad alimentaria esté disponible en toda la cadena alimentaria, la organización debe establecer, implementar y mantener medidas efectivas para comunicarse con:

  1. proveedores y contratistas,

  2. clientes o consumidores, en particular en relación con la información del producto (incluyendo instrucciones referente al uso previsto, requerimientos específicos de almacenaje y, si aplica, el tiempo apropiado de exhibición), encuestas, contratos o tratos incluyendo enmiendas, y retroalimentación de clientes incluyendo quejas de clientes,

  3. autoridades regulatorias y estatutarias, y

  4. otras organizaciones que tienen un impacto en, que pueden ser afectadas por, la efectividad o actualización del Sistema de Gestión de Seguridad en Alimentos.

Tal comunicación debe proveer información sobre aspectos de seguridad alimentaria de los productos de la organización que pueden ser relevantes para otras organizaciones de la cadena alimentaria. Esto aplica especialmente para peligros conocidos de seguridad en alimentos que necesitan ser controlados por otras organizaciones de la cadena alimentaria. Los registros de comunicación deben ser conservados.

Los requerimientos de seguridad alimentaria de las autoridades regulatorias y estatutarias y de los clientes deben de estar disponibles.

El personal designado debe tener definida la autoridad y responsabilidad para comunicar externamente cualquier información referente a seguridad alimentaria. La información obtenida a través de comunicación externa se debe incluir como una entrada a la actualización del sistema (ver 5.8.2).


Figura IV: Comunicación

En la siguiente tabla 29, se explica la matriz de interrelación de los canales oficiales de comunicación externa de la empresa y quien es el responsable de cada área para el seguimiento, actualización o búsqueda de alternativas para garantizar la calidad e inocuidad del producto. comunicacion.png

Tabla : Matriz de comunicación externa

Actividad

Objetivo

Responsable

Contacta a:

Herramienta de comunicación

Solicitar certificados de análisis de calidad y MSDS de las materias primas y empaques.

Garantizar la inocuidad de la materia prima

Área de Compras

Proveedores

Correo electrónico, carta de solicitud

Solicitar que todas las materias primas y empaques estén lotificados y en su caso de caducidad si es requerido

Garantizar la trazabilidad del producto terminado

Solicitar carta de si es transgénico o no, de las siguientes materias primas como harina de trigo, de soya, de maíz.

Garantizar el origen de la materia prima y la trazabilidad de la misma

Contratación de servicios como: control de plagas, calibración de equipos de pesado entre otros.

Garantizar la calidad e inocuidad del producto elaborado en las instalaciones de la empresa

Es el intermediario entre el cliente y las diferentes áreas de la empresa, como es desarrollo, producción, finanzas, control de calidad.

Mantener la comunicación de los requisitos del cliente y las especificaciones de la planta

Área de Ventas

Clientes

Minutas de reunión, “brief”, aprobaciones de un nuevo desarrollo, ordenes de compra y contrato.

Es el intermediario para representar a la empresa en las auditorias de calidad e inocuidad de los clientes

Coordinar a la planta y cliente para el proceso de la auditoria y ser el anfitrión de la misma

Representante del comité de calidad e inocuidad




Correo electrónico

Es el intermediario de la empresa y las diferentes dependencias gubernamentales con las que se interrelaciona la empresa como Secretaria del Trabajo, de Salud, SAGARPA, Administración Tributaria entre otras.

Mantener la comunicación con las autoridades apoyándose en las áreas involucradas para dar seguimiento de los requerimientos y cumplir con los requisitos legales para poder tener un producto inocuo.

Representante legal

Autoridades competentes

Oficios gubernamentales.



5.6.2 Comunicación Interna

La organización debe establecer, implementar y mantener medios efectivos para comunicarse con el personal sobre temas que tienen un impacto en la seguridad en alimentos.

A fin de mantener la efectividad del Sistema de Gestión de Seguridad en Alimentos, la organización se debe cerciorar de que el equipo de seguridad alimentaria esté informado oportunamente de cambios, incluyendo, pero no limitando, lo siguiente:

  1. productos y nuevos productos;

  2. materias primas, ingredientes y servicios;

  3. sistemas de producción y equipos;

  4. instalaciones de producción, ubicación de equipo, y ambiente que lo rodea;

  5. programas de limpieza y sanitización;

  6. empaque, almacenaje y sistemas de distribución;

  7. personal calificado y niveles y/o asignación de responsabilidades y autoridades;

  8. requerimientos regulatorios y estatutarios;

  9. conocimientos de peligros de seguridad alimentaria y medidas de control;

  10. clientes, sectores y otros requerimientos que la organización observe;

  11. peticiones relevantes de organizaciones externas interesadas;

  12. quejas indicando peligros asociados con el producto;

  13. otras condiciones que tengan impacto en la seguridad alimentaria.

El equipo de seguridad alimentaria debe asegurarse que esta información se incluya en la actualización del sistema, (ver 8.5.2). La Alta Dirección debe asegurarse que la información relevante sea incluida como una entrada a la revisión del sistema. (vea 5.8.2).

Aunque la falta de recursos financieros es con frecuencia la debilidad más visible en cualquier empresa, tal vez la más importante es la falta de comunicación, en este sentido la tabla 30. Matriz de comunicación interna se propone la interrelación de las áreas dentro de la empresa.

En este sentido, es importante recordar que el sistema de HACCP es una herramienta gerencial o, como la describe Jouve (1998), "un enfoque complementario cuyo propósito es desarrollar un plan de aseguramiento de la inocuidad específico para condiciones particulares de producción dentro del marco de un enfoque integral hacia la calidad y la inocuidad de los alimentos". Una estrategia sensata debiera incluir la capacitación de la gerencia en aspectos de largo alcance, en particular control estadístico de procesos y trabajo en equipo.

Tabla : Matriz de comunicación interna

Actividad

Objetivo

Responsable

Contacta a:

Herramienta de comunicación

Comunicación de la política y objetivos de calidad e inocuidad

Que todo el personal conozca la dirección de la empresa en materia de inocuidad y calidad

Comité de Calidad

Todo el personal

Manta con la política y comunicación directa verbal y no verbal (vía electrónica y documental. Reuniones, charlas y comidas de empresa

Cambio en la formulación por materia prima o proceso o nuevo producto

Garantizar la inocuidad y calidad en la elaboración del producto terminado

Desarrollo de nuevos productos

Equipo de inocuidad, Finanzas y Producción

Correo electrónico, carta de solicitud y hoja de prueba de mezclado, orden de adicción

Cambio de equipo de producción o redistribución del equipo

Mejorar y asegurar la inocuidad del producto

Producción

Equipo de inocuidad

Minuta de reunión, hoja de evaluación de riesgos

Programa de limpieza y sanitización

Mantener la seguridad para evitar contaminación química

Producción

Equipo de inocuidad y áreas responsables

Cambio o rotación del personal

Mantener la capacitación del personal en peligros de inocuidad y calidad

Recurso Humanos

Áreas involucradas

Curso de inducción, competencia del personal

Cambio en la normatividad por la autoridad competente

Cambiar los procedimientos o adaptar las medidas requeridas para garantizar el cumplimiento de legalidad

Aseguramiento de la calidad

Áreas involucradas

Correo electrónico, modificación de procedimientos

Capacitación del personal en análisis de peligros para la inocuidad del producto

Garantizar la inocuidad del producto elaborado

Administrador de planta

Áreas involucradas

Cuestionarios, minutas de reunión

Requisitos del cliente y otros del sector que la empresa toma en cuenta

Verificar los requisitos de cumplimiento legal

Desarrollo de nuevos producto

Área comercial, Calidad, Producción, Almacén

Correo electrónico y minutas de reunión

Reclamos o quejas indicando los peligros relacionados con la inocuidad del producto o que tenga un impacto sobre la inocuidad

Garantizar al consumidor que hay una respuesta sobre las dudas o comentarios sobre la inocuidad del producto

Aseguramiento de la calidad

Calidad, Producción y Desarrollo de nuevos productos

Vía telefónica, formato de recepción de queja y seguimiento de la no conformidad



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