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CENTRO DE GESTIÓN DE MERCADOS, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
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MATERIAL DIDACTICO DE APOYO
AUTOR: Ing. Juan Camilo Bohórquez Rodríguez
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PROGRAMA DE FORMACION:
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Técnico en Desarrollo de Operaciones Logísticas
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PROYECTO DE FORMACION:
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RESULTADO DE APRENDIZAJE:
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Organizar los objetos en los espacios, posiciones y localizaciones dentro del proceso de ubicación teniendo en cuenta la naturaleza, normas de seguridad e higiene.
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE:
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Almacenar los objetos aplicando las técnicas y normas de seguridad e higiene establecidas.
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ELECCIÓN DEL SITIO
ELECCIÓN DEL SITIO
Se debe poner especial esfuerzo en encontrar un sitio adecuado para el almacenamiento de los suministros, aunque a menudo en la zona de emergencia no existen muchas opciones. Pero al seleccionar el sitio se deben tener en cuenta algunos conceptos básicos mínimos:
Tipo de provisión que se va a almacenar
Los medicamentos y los alimentos necesitan un lugar fresco, seco y ventilado. Incluso algunos podrían necesitar temperatura controlada. Otros artículos, tales como ropa, equipo y materiales tienen requerimientos más flexibles. Los suministros de emergencia están constituidos por un poco de cada una de estas cosas y la mayoría de las veces habrá que almacenarlos en una misma bodega.
Conveniencia del sitio
El tamaño del local es sumamente importante, por lo cual hay que tomar en cuenta su capacidad actual y la posibilidad para extender el espacio útil. Siempre es mejor tener un sitio más grande de lo necesario que uno más pequeño. Debe haber suficiente accesibilidad para los transportes de gran tamaño y se debe tener en cuenta su ubicación con relación a la zona de operaciones.
Condiciones internas del sitio (estructurales y no estructurales): Idealmente se debe contar con una estructura de concreto, pero cualquiera que sea el tipo de construcción, ha de estar en buenas condiciones de conservación y mantenimiento, que no requiera grandes reparaciones para hacerla funcional. Debe tener techo y puertas, buena ventilación, adecuada iluminación. Antes de instalar la bodega habrá que revisar y reparar las instalaciones eléctricas, sanitarias y de agua potable; eliminar goteras de los techos y cerrar fisuras en paredes y pisos.
Condiciones externas del sitio (topografía y entorno social): Verificar peligros naturales (p.ej., posibilidad de inundación, zona de deslizamientos). Las aguas estancadas, basureros, maleza y otras deficiencias ambientales en los alrededores deben ser eliminadas antes de usar el sitio. El entorno social es importante de tomar en cuenta para prever posibles problemas de seguridad.
CÁLCULO DE NECESIDADES Y CAPACIDADES DE ALMACENAMIENTO
CÁLCULO DE NECESIDADES Y CAPACIDADES DE ALMACENAMIENTO
El tamaño de bodega que se necesita depende de la cantidad de suministros esperados. Sin embargo, en las operaciones típicas de emergencia por lo general es sumamente difícil prever las cantidades que se van a recibir, sobre todo que la mayoría de las provisiones podrían llegar sin ser solicitadas. Por esa razón, siempre es mejor optar por el sitio más grande, aunque en el primer momento la cantidad de suministros no lo amerite.
El espacio de almacenamiento es tridimensional, es decir ancho, largo y alto. Para determinar el espacio útil de un sitio, es necesario conocer algunas variables básicas:
Espacio bruto, expresado en metros cuadrados: son las dimensiones totales del sitio (dentro de las paredes) y se obtiene multiplicando el largo por el ancho del sitio.
Metros cúbicos brutos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal del sitio. Se obtiene al multiplicar largo por ancho por alto.
Pérdida estructural: es el espacio que ocupan los postes, columnas, paredes intermedias, baños y cualquier otra estructura del edificio.
Espacio de apoyo: oficinas, espacio para equipo de la bodega, áreas de operaciones (clasificación, empaque), etc.
Metros cuadrados netos: Es el espacio real de almacenamiento. Para obtener esta información hay que restarle al espacio bruto la pérdida estructural, el espacio de apoyo y toda aquella área que no pueda ser utilizada para almacenar.
Metros cúbicos netos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal, menos las obstrucciones superiores (lámparas, tuberías, vigas, etc.) y la pérdida estructural.
Tabla 1 Fórmulas básicas para determinación de medidas
Largo x ancho = metros cuadrados m2
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Largo x ancho x alto = metros cúbicos m3
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Total de m2 del sitio - (pérdida estructural + espacio de apoyo) = m2 netos: espacio real disponible para almacenamiento
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Adicionalmente, hay que tener en cuenta que las provisiones ocupan diferente "volumen de almacenamiento". Los siguientes son ejemplos del espacio aproximado que se requeriría para almacenar una tonelada métrica de diversos tipos de suministros:
Tabla 2 Alimentos
Granos (arroz, maíz), harina, azúcar en sacos
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2 m3
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Leche en polvo en sacos o cajas
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3 m3
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Medicamentos
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3 m3
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Aceite vegetal en estañones o en latas
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1,5-2 m3
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Frazadas en paquetes comprimidos (aprox. 700)
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4-5 m3
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Frazadas sueltas
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8-10 m3
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Ropa
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7-10 m3
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Tiendas (aprox. 25 carpas familiares)
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4-5 m3
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Utensilios de cocina (entre 35-40 cajas)
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4-5 m3
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En operaciones de emergencia en que se tiene más control sobre los suministros, por ejemplo la distribución de alimentos en albergues temporales de damnificados, donde se trata de un grupo específico y contabilizado de personas, es más sencillo conocer las cantidades de suministros con que se va a trabajar y, por ende, el espacio requerido para su almacenamiento. La tabla 9.2 ofrece un ejemplo de cómo calcular la necesidad de espacio requerido para una cantidad conocida de suministros.
Tabla 3 Determinación de la capacidad de almacenamiento requerida
Se debe saber
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Ejemplos
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Población a ser servida
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Llegada esperada de 30.000 personas
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Distribución propuesta
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Una tienda por familia (promedio de 6 personas por familia)
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Frecuencia de distribución
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Una vez
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Periodo requerido del suministro
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3 meses
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Peso / Unidad de volumen de los bienes
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1 TM= 25 tiendas = 5m3
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Reserva de suministro
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10%
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Cálculos
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Cantidad de tiendas para almacenar  tiendas
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Volumen de las tiendas 
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Para una altura de 2 metros, el área de piso requerida 
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Carga en el piso 
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Calcule 550m2 + 20% para acceso y ventilación = 660 m2 de suelo
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Otra herramienta sencilla para calcular el área requerida, es el ejemplo siguiente:
Tabla 4 Cálculo de área para 100 toneladas de arroz con una altura de almacenamiento de 2 metros.
1 TM de arroz = 2 m3
100 TM de arroz = 200 m3
Área necesaria para los productos: 200 m3 (2 m=100 m2)
Total de área requerida: 100 m2 + 30% = 130 m2
Verificación de capacidad real de carga por m2 = 100 TM: 100 m2 = 1000 kg/ m2
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ZONAS DE MOVIMIENTO Y SECTORES DE LA BODEGA
ZONAS DE MOVIMIENTO Y SECTORES DE LA BODEGA
Normalmente, un 70% del espacio disponible se usa para el almacenamiento, y el 30% restante como espacio de trabajo (zonas de movimiento, zonas de empaque, acceso, etc.). Para hacerla más funcional y práctica, es necesario la identificación de zonas de movimientos y sectores específicos dentro de la bodega. Un esquema básico de distribución del espacio de la bodega se puede resumir de la manera siguiente:
Zona de llegada: el punto por donde ingresarán las provisiones y se realizan las tareas de recepción, verificación y control de los contenidos, etc., antes de almacenarlas. (La zona de llegada y la zona de entrega deberán coexistir en el caso de locales que tengan solo una puerta de acceso. En estos casos se debe asignar de manera permanente el uso de uno de los costados de la entrada (izquierdo y derecho) para cada actividad.)
Zona de separación y clasificación y registro: en esta zona se separan las provisiones por prioridad (urgente, no urgente, desechable) y se clasifican por categoría según su naturaleza.
Zona de empaque y preparación de entregas: donde se preparan los envíos que serán despachados. Las cajas vacías y el material de empaque reutilizable se pueden guardar en este sector también.
Zona de almacenamiento: donde se mantiene el material o suministros sin destino inmediato. Esta zona está dividida en sectores de acuerdo con el tipo de suministro (alimentos, ropa, +
Zona de entrega: para colocar las provisiones que están listas para despacho. Estas provisiones deben ser apiladas en paletas separadas y etiquetadas de acuerdo a su destino.
Sector administrativo: el cual puede ser un simple escritorio con un archivador (metálico, con llave) para las tareas de manejo administrativo
La figura 1 muestra el plano de una bodega que integra los espacios descritos anteriormente.
La planificación del uso del espacio y la distribución interna debe hacerse antes de ingresar las provisiones. Es recomendable marcar guías en el piso para ubicar más fácilmente el sitio que le corresponde a los diferentes tipos de suministros en el proceso de acomodamiento. Cuando los diferentes sectores de almacenamiento han sido establecidos, se pueden instalar banderolas colgantes (igual que en los supermercados) indicando el tipo de suministros que se puede encontrar en cada sector.
Figura 1 Zona de movimiento y sectores de la bodega
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE LOS SUMINISTROS
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE LOS SUMINISTROS
La regla de oro de una bodega es no mezclar nunca productos de diferente naturaleza en la misma estiba, paleta o lote y que los materiales peligrosos (incluyendo el cemento en polvo) no deben almacenarse en el mismo sitio de los alimentos y otros productos de uso o consumo humano.
Igualmente hay una serie de factores que intervienen en la planificación del uso del espacio, como por ejemplo:
Similitud y cantidad: productos del mismo tipo se almacenan juntos. Evitar múltiples ubicaciones;
Demanda: los productos requeridos con más frecuencia deben ubicarse en las áreas más accesibles;
Medida y peso: cuanto más grandes y pesados sean los bultos, menos altura de apilado podrán tener;
Características: tener en cuenta las particularidades de los productos (sensibilidad, peligrosidad, fragilidad, vencimiento, etc.).
Otros aspectos importantes que deben tenerse en cuenta son los siguientes:
El sitio debe ser limpiado profusamente. Se recomienda una fumigación antes de ingresar las provisiones. El piso tiene que estar limpio y seco antes de apilar las provisiones;
Los suministros deben ser apilados por sectores de acuerdo a su naturaleza;
Para evitar la humedad y otros inconvenientes, los productos no deben estar en contacto directo con el piso ni con las paredes. Debe usarse paletas o tarimas, las cuales deben estar libres de clavos salientes o astillas que puedan romper los paquetes y bultos;
Si no hay suficientes paletas, estas se usarán prioritariamente para apilar aquellos productos que resistan menos a la humedad o empacados en costales, bolsas de papel, cajas de cartón, etc. Las botellas y enlatados pueden ponerse en el piso, aunque no se deben dejar por mucho tiempo. Otra solución temporal es el uso de plástico en el piso;
Es muy importante tener en cuenta el peso de los suministros en relación con la resistencia del piso. Hay que tener especial precaución cuando se está almacenando en un segundo piso;
El alto de la estiba debe tomar en cuenta la resistencia del material de empaque (o las instrucciones de las cajas, si las hubiera). También se debe procurar que no bloqueen la iluminación;
Reducir la altura cuando se trata de cajas o bultos muy pesados;
Para facilitar el equilibrio de las estibas, se debe apilar alternando la dirección de los bultos o cajas en cada capa;
Es de suma importancia reducir lo más posible la altura, y si es del caso, apuntalar las estibas cuando se está trabajando en una zona con alta actividad sísmica, para disminuir la posibilidad de que puedan caer por efectos de un sismo;
Debe haber espacio suficiente entre las estibas para permitir el movimiento de personas en tareas de mantenimiento, control o manipulación, o el paso con equipo hidráulico si lo hubiera, así como permitir la circulación del aire. La distancia recomendada es de entre 0,70 cm a 1 m, lo cual se adaptará a la disponibilidad de espacio con que se cuente en la bodega;
Se debe tener especial cuidado de verificar que los paquetes que contienen líquidos (aceite, agua, etc.) están siendo estibados por el lado correcto para evitar derrames;
Los recipientes que presenten fugas, así como los costales o bultos rotos, deben ser puestos aparte y no en las estibas;
Productos en empaques rotos o deteriorados deben ser reempacados o distribuidos lo más pronto posible, siempre y cuando el daño en el empaque no represente peligro para el consumo humano;
Nunca reempacar productos de uso o consumo humano en recipientes cuyo contenido anterior desconocemos, ya que pueden haber contenido productos peligrosos para la salud humana.
PROCEDIMIENTOS PARA EL INGRESO Y LOS DESPACHOS
PROCEDIMIENTOS PARA EL INGRESO Y LOS DESPACHOS
Estos procesos se realizan en las zonas designadas en la bodega para tales efectos, siguiendo los procedimientos y utilizando los formularios respectivos. Estos deben ser establecidos con anterioridad, ser claramente comprendidos y aplicados metódicamente por las personas a cargo. Los formularios deben prever espacio para el nombre y firma de las personas que intervienen en el proceso (ver anexos 1 y 2).
Ingresos
Algunos de los procedimientos típicos que se deben aplicar a la llegada de las provisiones son:
Toda carga que ingresa a la bodega debe ser verificada en términos de cantidad, peso y calidad, mediante revisión física y documental. El contenido debe corresponder a lo declarado por los documentos que la acompañan.
Una vez conforme la verificación, debe ser registrada en el inventario de la bodega. Es importante anotar cualquier información especial respecto a los suministros, como por ejemplo si se ha recibido menos (cantidad, peso) o artículos diferentes a los expresados en el documento de entrega. En estas situaciones se abrirá un "expediente" sobre los casos específicos, que servirá de constancia para verificaciones posteriores y de referencia para investigar la anomalía.
Reingresos y devoluciones: en algunas ocasiones, la totalidad o parte de algunos productos que fueron despachados podrían regresar a la bodega, ya sea porque no se pudo distribuirlos, porque sobraron, etc. Estos se deben registrar como devoluciones y no como nuevos ingresos.
Mediante la inspección física de la carga, se debe identificar:
Bultos (costales, bolsas, cajas, sacos) rotos o húmedos.
Bultos con evidencia de haber sido saqueados.
Recipientes que presentan fugas de líquido.
Latas de comida abombada, herrumbrada o arrugada, lo cual podría indicar que el producto ha perdido su calidad y no sea apto para el consumo humano.
Productos enlatados sin etiqueta, con etiquetas en otros idiomas o con fechas de caducidad pasada. Estos productos no se deben distribuir, ya que no podemos garantizar la calidad de sus contenidos.
Cuando se reciben alimentos (p.ej. cereales), se debe verificar si no hay contaminación por insectos. Si se detecta alguna contaminación, se debe evitar el ingreso de estos productos para evitar el contagio de los productos limpios que ya están en la bodega. Cualquier tratamiento de desinfección debe ser realizado por una persona entrenada.
La leche en polvo debe inspeccionarse para verificar que no esté rancia.
En los casos de maíz, arroz, frijoles u otros granos de este tipo, se debe determinar al ingreso si se trata de semillas para la siembra o productos para el consumo, ya que algunas veces llegan donaciones como insumos agrícolas que no son necesariamente comestibles. Una vez más, una persona con conocimientos al respecto debe realizar la inspección.
Entrega
Algunos de los procedimientos típicos para el despacho de provisiones son:
Los productos deben pasar el menor tiempo posible en la bodega, por eso la rotación de las existencias se hace bajo el principio "lo que entra primero sale primero": los productos que tienen más tiempo de estar en la bodega se ubican en el frente de las estibas para ser distribuidos antes y los artículos que van llegando se colocan detrás, esperando su turno.
El mismo principio se aplica a los productos que expiran: se despachan primero aquellos con fecha de vencimiento más cercana. En caso de igual fecha de expiración, los productos con más tiempo de estar en la bodega saldrán antes.
Cualquier entrega se hace únicamente mediante el documento de autorización oficial firmado debidamente por la persona autorizada.
El mismo procedimiento de revisión física y documental se debe aplicar a los suministros que salen para verificar que la cantidad y contenido de los suministros que están siendo despachados corresponda a lo declarado por los documentos que la acompañan.
Todo despacho debe registrarse para ser deducido del inventario de existencias.
MANTENIMIENTO Y MEDIDAS SANITARIAS
Mantenimiento
Se deben llevar a cabo inspecciones regulares de las condiciones del edificio, especialmente instalaciones eléctricas, cerraduras, techumbre y estructura física de las instalaciones en general. Cualquier reparación necesaria debe ser hecha lo antes posible para evitar que el daño se agrave.
Higiene
Los alrededores y la bodega misma tienen que permanecer en buen estado de limpieza. Debe evitarse la acumulación de desechos o materiales sin control. Se debe eliminar aguas estancadas, malezas y cualquier otro elemento que pueda favorecer la proliferación de insectos y roedores.
Debe establecerse un plan de limpieza de la bodega, incluyendo la limpieza diaria y la limpieza general, inspección de estibas, esquinas y sectores del edificio completo periódicamente. Asimismo, se debe establecer un plan de manejo y disposición de los desechos sólidos, ya sean estos suministros deteriorados, material de empaque, recipientes vacíos, etc.
La inspección de la bodega debe hacerse al menos una vez por semana para poder corregir a tiempo los problemas detectados y debe incluir como mínimo27:
Verificar y eliminar en las pilas de alimentos la presencia de insectos, telas de arañas y capullos.
Detectar daños causados por roedores, pájaros o insectos o por tomas de muestras hechas sin cuidado en los costales de granos y cereales.
Verificar daños causados por el agua (p.ej. goteras), presencia de moho, manchas, decoloración o endurecimiento de los bultos o costales.
Detectar fuga de líquidos en recipientes y fuga de productos en bultos o costales rasgados.
Detectar presencia de abombamiento o herrumbre en comestibles enlatados.
Detectar signos de fermentación de cereales. Para esto se deben revisar varias capas de la estiba y principalmente las capas intermedias.
La inspección debe hacerse por todos los costados de las estibas.
Se debe revisar también las esquinas y sitios oscuros de la bodega, para localizar posibles nidos de roedores o la inconveniente acumulación de polvo, basura u otros desechos.
La principal medida para evitar infestaciones es la prevención. No se permite el ingreso de animales a la bodega. No se debe mezclar alimentos contaminados con otros productos alimentarios. La fumigación y las medidas químicas son prácticas comunes para luchar contra las pestes en la bodega, pero deben ser realizadas por personal técnico del ramo.
Salud ocupacional en la bodega
La bodega tiene que ser un sitio seguro tanto para los suministros como para las personas que trabajan en ella. Por eso, se deben aplicar medidas de seguridad laboral, entre ellas:
En la bodega no se fuma.
Todo el personal tiene que estar al tanto de los peligros y las medidas de seguridad para evitar accidentes.
El personal de mantenimiento debe usar medidas de protección para su espalda y manos cuando manipula cargas, así como cualquier otro equipo de protección y herramientas adecuadas para el cumplimiento de sus tareas.
Se debe instalar marcas y signos visibles advirtiendo los peligros.
Debe haber extintores y equipo de primeros auxilios en sitios visibles y accesibles, y deben estar actualizados. Las personas que trabajan en la bodega deben saber cómo utilizarlos.
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