Aprobada Según Resolución No. 003342 de Noviembre 17 del 2009




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Utilidad





  • Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.




  • Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.




  • Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.




  • Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.




  • Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.




  • Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.




  • Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.




  • Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.


Normatividad



Con el objeto de simplificar y racionalizar los trámites y procedimientos en los distintos organismos y entidades de la Administración Pública, se resume a continuación el marco normativo que orienta la racionalización de trámites, procesos y procedimientos.
Constitución Política de 1991: En el siguiente articulado:


  • Art. No. 83: trata sobre la presunción de la buena en todas las gestiones que adelanten los particulares ante las autoridades públicas.




  • Art. No. 84: expone la prohibición que recae sobre las autoridades públicas para establecer y exigir permisos, licencias o requisitos adicionales, cuando un derecho o una actividad han sido reglamentados en forma general.




  • Art. No. 209: en el que se determina que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe fundamentarse en los principios de moralidad, igualdad, economía, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad.




  • Art. No. 333: determina, entre otras cosas, que para el ejercicio de la actividad económica y la iniciativa privada, nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley.




  • Art. No. 343: manifiesta que la entidad nacional de planeación que señale la ley, tendrá a su cargo el diseño y evaluación de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la Administración Pública.




  • Ley 190 del 6 de junio de 1995: Estatuto Anticorrupción, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.




  • Documento CONPES 2790 del 21 de junio de 1995: la gestión Pública orientada a Resultados.




  • Ley 872 de 2003: por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.




  • Entidades y agentes obligados: el sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarios del Estado.



Funcionalidad. El sistema debe permitir:


  • Detectar y corregir oportunamente y en su totalidad las desviaciones de los procesos que puedan afectar negativamente el cumplimiento de sus requisitos y el nivel de satisfacción de los usuarios, destinatarios o beneficiarios.




  • Controlar los procesos para disminuir la duplicidad de funciones, las peticiones por incumplimiento, las quejas, reclamos, denuncias y demandas.




  • Registrar de forma ordenada y precisa las estadísticas de las desviaciones detectadas y de las acciones correctivas adoptadas;




  • Facilitar control político y ciudadano a la calidad de la gestión de las entidades, garantizando el fácil acceso a la información relativa a los resultados del sistema.




  • Ajustar los procedimientos, metodologías y requisitos a los exigidos por normas técnicas internacionales sobre gestión de la calidad.


 

Decreto 2539 del 2005: por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005.
Ley 87 de 1993: por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Manual de Procedimiento de la Secretaria
IDENTIFICACION


Nivel

Denominación del empleo

Código

No. de cargos

Dependencia

Cargo del jefe inmediato


: Asistencial

: Secretaria

: 440

: 1

: Rectoría

: Rector

Propósito Principal
Realizar el registro y control de los aspectos legales de la institución, permitiendo el buen funcionamiento del plantel y contribuir con la prestación del servicio a la entidad educativa.
Descripción de Funciones Esenciales

  • Organizar el archivo de la Institución, en especial la documentación de alumnos y docentes, correspondencia enviada y recibida y cambios en el sistema de gestión documental

  • Diligenciar los libros reglamentarios que el Rector le asigne, en particular los libros de actas, de matrículas y elaborar la correspondencia, recibirla y organizarla.

  • Asistir a las asambleas de maestros y reuniones del Consejo Directivo y Académico, levantando las actas respectivas.

  • Mantener organizado y responder por los elementos de oficina, papelería y mobiliario puesto a su disposición y a la del Rector.

  • Atender de manera cordial y con prontitud al personal que solicite los servicios de la Institución.

  • Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrícula, que permite la gestión institucional.

  • Mantener ordenada y actualizada la documentación de los alumnos, personal docente y administrativo.

  • Gestionar ante la Secretaria de Educación el registro de los libros reglamentarios, certificados de estudio y tramitar los diplomas.

  • Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.

  • Colaborar al Rector en la elaboración de los informes estadísticos y cumplir la jornada laboral legalmente establecida.



Contribuciones individuales


  • La organización del archivo de la Institución, en especial la documentación de alumnos y docentes, correspondencia enviada y recibida y cambios en el sistema de gestión documental

  • El diligenciamiento de los libros reglamentarios que el Rector le asigne, en particular los libros de actas y de matrículas y la elaboración de la correspondencia, recepción y organización.

  • La asistencia a las asambleas de maestros, Consejo Directivo y Académico y el levantamiento de las actas respectivas.

  • El mantenimiento organizado y la responsabilidad por los elementos de oficina, papelería y mobiliario puestos a su disposición y a la del Rector.

  • La atención de manera cordial y oportuna al personal que solicite los servicios de la Institución.

  • La colaboración en la organización y ejecución del proceso de matrícula, permitiendo la gestión institucional.

  • El mantenimiento ordenado y la actualización de la documentación de los alumnos, personal docente y administrativo.

  • La gestión ante la Secretaria de Educación el registro de los libros reglamentarios, certificados de estudio y trámite de los diplomas.

  • La ejecución del autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.

  • La colaboración para con el Rector en la elaboración de los informes estadísticos y el cumplimiento de la jornada laboral legalmente establecida.


Requisitos de Estudio y Experiencia

Estudios:

Experiencia:

Título de formación:



: Diploma de Bachiller

: Igual o superior a 12 meses

: Técnica




Conocimientos Básicos o Esenciales

  • Técnica de archivo

  • Informática básica

  • Clase de documentos

  • Software de archivo





INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO ALEJANDRO

GUTIERREZ CALDERON

Proceso: archivo de documentos


PASOS

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

DEL PROCEDIMIENTO

1

Padre de familia

o docente

Llevar la documentación requerida por la institución

2

Secretaria

Revisa la documentación

y da el visto bueno para ejecutar la matricula o el recibido de documentos de los docentes

3

Secretaria

Archiva de forma alfabética



FLUJO GRAMA DE PROCESO ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Inicio

Rector

Esta

Correcto firma

Secretaria

Prepara la carta

Fin

Secretaria

Rector

Devuelve

Para

Corrección

Suministra la información necesaria

Inicio

Documento del docente y Del estudante

Archiva

Padre de família o docente


famili
Secretaria

Fin

Revisa
FLUJO GRAMA PROCESO ARCHIVO DE DOCUMENTOS




INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO ALEJANDRO GUTIERREZ CALDERON

Proceso: mantenimiento de la biblioteca

PASOS

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

DEL PROCEDIMIENTO

1

Bibliotecaria

Revisa y organiza los libros y documentos existentes en la biblioteca

2

Bibliotecaria

Define las necesidades existentes y elabora un informe con destino al rector

3

Rector

trata de dar soluciones a las necesidades presentes

4

Bibliotecaria

Recibe los libros o documentos que faltaban los radica y archiva


FLUJOGRAMA PROCESO MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA
Inicio

Bibliotecaria

Bibliotecaria

Radica y archiva

Fin

Rector

Define las necesidades existentes

e informa

Satisface la necesidad



INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO ALEJANDRO

GUTIERREZ CALDERON

Proceso: orden de prestación de servicios

PASOS

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓNDEL PROCEDIMIENTO

1

Rector

Existiendo la necesidad del servicio, solicita al Pagador la disponibilidad presupuestal.

2

Pagador

Informa la existencia de la disponibilidad presupuestal al Rector

3

Rector

Ordena la elaboración de la orden de prestación de servicios.

4

Secretaria

Elabora la orden de prestación de servicios y elabora el respectivo registro presupuestal.

5

Rector

Verifica, firma y envía a secretaria.

6

Secretaria

Archiva la orden de prestación de servicios para realizar el pago al terminar la respectiva orden, según constancia de cumplido.
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