Proyecto de Implementación de la Norma GICA en el Juzgado de Trabajo de Heredia 
Ing. Jorge Fernando Rodríguez Salazar
I ETAPA: REDISEÑO
Se encuentra completada a un 91%, el avance de cada subfase se muestra en la siguiente figura:
Etapa de Autoevaluación y Diagnóstico
Para finalizar la etapa de Autoevaluación y Diagnóstico lo que está pendiente es la mejora en el ambiente laboral. Se han realizado dos encuentros posteriores a la aplicación de la herramienta de medición del ambiente laboral con las Psicólogas del Departamento de Gestión Humana responsables del proceso. El pasado jueves 7 de julio se realizó un taller de Círculos de paz con el personal del Juzgado. Ya se realizó el taller de Devolución de resultados de esta etapa el pasado lunes 13 de junio donde se discutieron los resultados alcanzados en las tres primeras subfases del proceso, se validaron las oportunidades de mejora, los indicadores de gestión y las alternativas de solución.
Etapa de Implementación
A continuación se detalla el avance y resultados en cada una de las mejoras propuestas:
Inclusión de la demanda en sistemas: La Comisión de Calidad del Juzgado de Trabajo decidió redireccionar esta actividad para evitar un incremento en la carga de trabajo de los técnicos judiciales. Lo que se hizo fue establecer que una vez que se toma una demanda oral en el despacho debe ser pasada inmediatamente a un técnico judicial responsable de llevarla a la Oficina de Recepción de Documentos el mismo día y RDD a su vez la confeccione y lleve al Juzgado de Trabajo en la siguiente entrega que realicen.
Puesto A y Puesto B: Se balanceó la carga de trabajo del puesto de Manifestador y se le asignó un rol complementario a él asumido por el Técnico Supernumerario. Se lleva un mes en esta mejora y ha sido exitosa.
Subestados en el sistema de gestión: Informática ya incorporó al sistema de gestión los subestados sugeridos en el proyecto y la Jefatura del Despacho pasó una circular explicándolos.
Dictámenes médicos: Medicina Legal está enviando los dictámenes médicos desde el pasado 15 de junio por correo electrónico al Juzgado. Se han dado citas a personas usuarias directamente en el despacho, respetando los criterios pactados con Medicina Legal desde ese día.
Consultas electrónicas: mediante una circular la Jueza coordinadora estableció que ella será la encargada de realizar los estudios urgentes de cuotas de la CCSS en los casos que lo ameriten, ella ya cuenta con el permiso de la Dirección Ejecutiva y conoce el procedimiento.
Edad del circulante: En marzo de este año se tenían 43 expedientes pendientes de fallo de primera instancia iniciados antes del 2008, actualmente se cuentan con tan sólo 18 expedientes pendientes de fallo de primera instancia, de aquí a setiembre la meta es no tener ninguno excepto los casos que se encuentren jurídicamente justificados.
Sellos: Se gestionó con la Administración de Heredia la creación de tres sellos para agilizar la tramitación. Desde el pasado 20 de junio el Juzgado de Trabajo cuenta con sellos para constancias de fallo, agregado de expedientes y recibido de documentos. Esto elimina el problema de reconocer la fecha en la que un escrito ingresa al despacho y se controla la fecha en la que son agregados y se agiliza el control de paso para fallo.
Equipo de grabación: El personal de MSD-USAID visitó el Juzgado de Trabajo de Heredia y coordinó con la Administración para definir los requisitos técnicos de la potencial donación de una sala de audiencias para el despacho. Igualmente se incorporó en los requerimientos, una impresora láser que respetara los lineamientos del Poder Judicial.
Infraestructura física: El jueves 7 de julio, con el apoyo del Departamento de Gestión Humana, el funcionario de Salud Ocupacional procedió a realizar una evaluación del espacio físico del juzgado para diseñar mejoras. A su vez se coordinó con la Administración de Heredia, para remesar expedientes que una vez fueron solicitados por el Juzgado al Archivo Judicial y que todavía no han sido devueltos por el Despacho, incluyendo pruebas que están guardadas en el Juzgado de expedientes que están en el archivo.
Igualmente se gestionó para que el Despacho realice un listado de expedientes que tienen número de remesa.
Se solicita la colaboración al Centro de Gestión de Calidad para realizar una coordinación para que los expedientes que tiene el despacho judicial para remesar del 2008 en adelantepuedan ser recibidos por el Archivo Judicial o por lo menos guardados fuera del Despacho. Igualmente se solicita la colaboración para que las pruebas ligadas a expedientes que están en el Archivo Judicial puedan ser guardadas en un lugar fuera del despacho.
La Comisión de Calidad del Juzgado de Trabajo de Heredia señala como solución a los problemas de espacio físico, utilizar el Edifico que actualmente la Administración alquila para Pensiones, ya sea que una sala de este sea usado para guardar esos expedientes del Juzgado o que el Despacho pueda moverse ahí, según lo valore la Administración.
Descongestionamiento de agendas: El 14 de junio de 2011 se envió el primer paquete de 33 expedientes mensuales al programa contra el Retardo Judicial (18 Ordinarios, 2 de II instancia y 13 de Seguridad Social) como parte del acuerdo establecido entre el Juzgado y este programa. Según la cuota de trabajo de comparecencias señaladas para cada jueza, la Jueza #1 y la Jueza #3 deben de señalar 9 Procesos Ordinarios y 16 Procesos de Seguridad Social mensuales. La Jueza #2 debe de señalar 21 Procesos Ordinarios y 4 Procesos de Seguridad Social.
Con estas cuotas de trabajo del 1 de julio a diciembre de este año existen 57 espacios libres en las agendas de las juezas para comparecencias de Procesos Ordinarios.
El Consejo de Jueces acuerda que las agendas serán completadas por tres criterios prioritarios:
Fecha de inicio del expediente, para cumplir con los objetivos de calidad fijados
Expedientes de persona adulta mayor
Fecha en que quedó listo para la comparecencia
A partir de estos criterios se realiza un listado priorizado de 61 expedientes Ordinarios que están esperando espacio en agendas. El Consejo de Jueces del Juzgado de Trabajo de Heredia redactó un acta donde quedó claramente detallada la forma en la que se completará la agenda de la jueza que asume el recargo de audiencias ordinarias de aquí a diciembre y la Jueza Coordinadora llevará el control de las agendas de las juezas.
Especialización de juezas
La Jueza número uno a partir del mes de setiembre va a efectuar señalamientos una semana y la semana siguiente se va a dedicar prioritariamente a fallar, y así sucesivamente, con el finalde probar si el dictado del fallo se vuelve más eficiente, al estar la jueza concentrada al menos dos semanas al mes únicamente en el dictado del fallo.
Etapa de Control
Se elaboró una herramienta computacional en Excel para que el Juzgado de Trabajo lleve un control de los 10 indicadores mensuales del sistema de gestión de calidad: cantidad de demandas orales tomadas en el Despacho, expedientes iniciales antes del 2008, comparecencias mensuales por jueza, porcentaje de conciliación del despacho, circulante, sentencias por jueza, autosentencias, cantidad de expedientes enviados a notificar, entradas y fenecidos.
El Juzgado establece realizar una reunión mensual a mitad de mes para dar seguimiento a las mejoras y establecer un control de la gestión del Despacho.
II ETAPA: ACREDITACION
En el taller de Devolución de resultados de la tercera subetapa del Rediseño, se estableció un responsable para cada uno de los 10 Protocolos que establece la Norma GICA como requisitos. El pasado jueves 7 de julio se finalizó con las reuniones individuales de estudio de cada protocolo. En estos momentos cada funcionario conoce el protocolo del cual es responsable y en una reunión programada para el viernes 22 de julio cada uno de ellos realizará una breve presentación de cada protocolo con el fin de que todos en el Despacho los conozcan, la Comisión de Calidad los revise y el Consejo de Jueces proceda a aprobarlos.
Se tiene proyectada realizar la Revisión Interna del despacho en la primera semana del mes de agosto y que la Auditoría de Calidad proceda a realizarse en la cuarta semana del mismo mes, para que el despacho quede listo para la acreditación externa a partir del mes de setiembre.
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